Politique de confidentialité

Conformité RGPD du site internet

Appréciation globale

Le site dispose d’un socle juridique minimal avec des mentions légales, des CGU et une page contact, mais il présente des écarts importants sur la partie RGPD :

Absence apparente de politique de confidentialité dédiée ;
Information RGPD noyée dans les mentions légales avec des références anciennes ;
Absence visible d’information suffisamment claire sur les supports de collecte du site
Concernant les cookies, la politique est détaillée dans le gestionnaire mais il y a un souci avec le bouton refusé, il doit être autant mis en avant que le bouton accepter afin de respecter les recommandations de la CNIL (Motifs sombres dans les bannières de cookies : la CNIL publie un avis officiel aux éditeurs de sites web | CNIL)

Plan d’action

Proposition d’une page dédiée à la politique de confidentialité
Rédiger une politique de confidentialité conforme au RGPD
Dans les formulaires de contact, il faut remplacer la mention actuelle par une mention d’information RGPD concise pour la gestion de la demande, et prévoir une case facultative distincte pour les communications commerciales lorsque cela est nécessaire. Mention principale sous formulaire :

« Les données renseignées via ce formulaire font l’objet d’un traitement par POPINA afin de gérer votre demande et d’en assurer le suivi. Pour en savoir plus sur le traitement de vos données personnelles et sur l’exercice de vos droits, nous vous invitons à consulter notre Politique de confidentialité. »

Puis ajout d’une case distincte pour la prospection, par exemple :

☐ J’accepte de recevoir par email, téléphone ou courrier des informations commerciales sur les produits et services de POPINA.

Attention, si on est dans le cas du B to B systématiquement on peut en général envoyer une newsletter B2B sans opt-in préalable, sur la base de l’intérêt légitime, si le contenu est en lien avec sa fonction/activité (ex : solutions d’encaissement si elle a demandé à être recontactée sur ça) et une mention en bas du formulaire suffit:

« Vos données sont utilisées pour traiter votre demande et, sauf opposition, pour vous adresser des informations et offres en lien avec votre activité. Vous pouvez vous opposer à tout moment via le lien de désinscription ou en nous écrivant à DPO@jdc.fr .Pour en en savoir plus : Politique de confidentialité.” »

Contacter le fournisseur du gestionnaire de mot de passe pour se conformer aux exigences de la CNIL.

2 Proposition de rédaction de la politique de confidentialité

La présente politique est a validé puis à publier sur le site internet POPINA.

Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site POPINA sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées et traitées dans le cadre de l’utilisation du site internet, des formulaires de contact, des demandes de démonstration, du téléchargement de contenus, de l’inscription à la newsletter, de l’utilisation du chatbot IA et, le cas échéant, de l’accès à l’espace client.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

JDC SA
SAS JDC SA au capital de 146 232€.

SIRET : 350 753 125 00235 – RCS Bordeaux B 350 753 125.

Code APE : 4666Z

E-mail de contact RGPD : rgpd@popina.com

JDC SA détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles mis en œuvre via le site POPINA.

2. Données personnelles collectées

Dans le cadre de l’utilisation du site, JDC SA peut être amenée à collecter les données personnelles suivantes :

nom de l’établissement ;
nom ;
prénom ;
code postal ;
pays ;
adresse e-mail professionnelle ;
numéro de téléphone professionnel ;
contenu du message adressé via le formulaire ou le chatbot ;
données relatives à la demande formulée (demande d’information, demande de démonstration, demande de support, téléchargement de contenu, demande commerciale) ;
données éventuellement nécessaires à la gestion de l’espace client, lorsque l’utilisateur est client sous contrat ;
données techniques de navigation et de connexion liées à l’utilisation du site et de l’espace client ;
données collectées via les cookies et traceurs selon les modalités prévues dans la politique cookies.

Pixels de suivi des emails et liens

Les champs identifiés comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires au traitement de la demande. À défaut, POPINA pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande ou de fournir le service sollicité.

3. Finalités des traitements et bases légales

Finalité du traitement	Catégories de données traitées	Base légale	Durée de conservation
Répondre aux demandes d’information sur les produits et services POPINA	Nom de l’établissement, nom, prénom, code postal, pays, email professionnel, téléphone professionnel, message	Intérêt légitime de JDC SA à répondre aux sollicitations reçues et, selon les cas, mesures précontractuelles	3 ans à compter du dernier contact actif, sauf demande d’effacement avant ce terme
Gérer les demandes de démonstration	Nom de l’établissement, nom, prénom, code postal, pays, email professionnel, téléphone professionnel, message	Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée	3 ans à compter du dernier contact actif, sauf demande d’effacement avant ce terme
Permettre le téléchargement de contenus	Nom de l’établissement, nom, prénom, code postal, pays, email professionnel, téléphone professionnel	Intérêt légitime de JDC SA à diffuser ses contenus professionnels et, selon les cas, mesures précontractuelles	3 ans à compter du dernier contact actif, sauf demande d’effacement avant ce terme
Adresser la newsletter POPINA	Nom, prénom, email professionnel, éventuellement nom de l’établissement	Intérêt légitime	Jusqu’à la désinscription
Répondre aux demandes formulées via le chatbot IA et orienter l’utilisateur vers les services compétents	Nom de l’établissement, nom, prénom, email professionnel, téléphone professionnel, contenu des échanges, données liées à la demande	Intérêt légitime de JDC SA à fournir un canal d’échange et d’assistance rapide ; exécution du contrat lorsque la demande concerne un client sous contrat	3 ans à compter du dernier contact actif pour les demandes commerciales ; durée nécessaire au traitement pour les demandes de support, puis archivage selon nécessité
Assurer la gestion du support technique, lorsque la demande est transmise à l’équipe technique	Données d’identification, coordonnées professionnelles, contenu de la demande, données nécessaires au traitement du support	Exécution du contrat lorsqu’il s’agit d’un client ; intérêt légitime dans les autres cas	Durée nécessaire au traitement de la demande, puis conservation selon les obligations contractuelles, techniques ou probatoires applicables
Gérer l’accès et l’utilisation de l’espace client réservé aux clients sous contrat	Données d’identification, coordonnées professionnelles, données de connexion, données liées au compte client et à l’utilisation du service	Exécution du contrat	Pendant la durée de la relation contractuelle, puis selon les durées d’archivage applicables
Assurer le fonctionnement, la sécurité et l’amélioration du site et de l’espace client	Données techniques de navigation, données de connexion, logs, données de sécurité, cookies et traceurs selon paramétrage	Intérêt légitime pour les traitements strictly nécessaires ; consentement lorsque requis pour certains cookies ou traceurs	Selon la nature des données et les durées précisées dans la politique cookies ou les règles internes applicables
Suivi des communications électroniques	Pixels de suivi afin de mesurer l’ouverture de ses emails et les clics sur les liens	Consentement	13 mois maximum

4. Destinataires des données

Les données personnelles collectées sont destinées aux services habilités de JDC SA ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs missions, notamment :

les équipes commerciales ;
les équipes marketing ;
les équipes techniques et support, lorsque cela est nécessaire ;
les équipes en charge de l’administration de l’espace client ;
les services internes habilités en charge de la gestion de la relation client et de la conformité.

Les données peuvent également être transmises à des prestataires techniques agissant pour le compte de JDC SA, dans la limite de ce qui est strictement nécessaire à leurs missions, notamment pour :

l’hébergement ;
la maintenance du site et des outils ;
la gestion technique de l’espace client ;
l’administration de la solution de chatbot ;
l’envoi de communications électroniques ;
le support technique.

Ces destinataires agissent dans le respect des instructions de JDC SA et sont soumis à une obligation de confidentialité et de sécurité appropriée.

5. Transferts hors Union européenne

À la connaissance de JDC SA, les données personnelles traitées via le site POPINA ne font pas l’objet d’un transfert hors de l’Union européenne.

Si cette situation devait évoluer, JDC SA mettrait en place les garanties appropriées requises par la réglementation applicable et mettrait à jour la présente politique en conséquence.

6. Sécurité des données

JDC SA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, et notamment de protéger les données contre toute destruction, perte, altération, divulgation non autorisée ou accès non autorisé.

Ces mesures tiennent compte de la nature des données traitées et des risques présentés par les traitements.

7. Origine des données

Les données personnelles sont en principe collectées directement auprès des personnes concernées :

via les formulaires du site ;
via le chatbot IA ;
via les échanges avec les équipes de JDC SA ;
via l’espace client, lorsque la personne est utilisatrice d’un service sous contrat.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez des droits suivants :

droit d’accès à vos données personnelles ;
droit de rectification ;
droit d’effacement ;
droit à la limitation du traitement ;
droit d’opposition ;
droit au retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer vos droits à l’adresse suivante : rgpd@popina.com

En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif pourra vous être demandé.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

9. Cookies

Le site POPINA utilise des cookies et autres traceurs nécessaires à son fonctionnement ainsi que, selon vos choix, des cookies de mesure d’audience et, le cas échéant, des cookies liés à des services tiers.

Lors de votre première visite, un gestionnaire de cookies vous permet d’accepter, de refuser ou de personnaliser l’utilisation des cookies soumis à votre consentement. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le module de gestion des cookies accessible sur le site.

Le détail des cookies utilisés, de leurs finalités, de leurs durées de conservation et de leurs éventuels éditeurs tiers est accessible directement dans ce gestionnaire de cookies.

10. Mise à jour de la politique

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.

La version publiée sur le site est celle en vigueur.

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