Manuel d’utilisation V10.4

1 - Compte de l’établissement

1.1 - App Store

Les logiciels installés depuis l’App Store sont protégés par Apple de toute intrusion et altération de données. Vos données comptable sont donc protégées.

1.2 - Installation de l’application Popina

Veuillez vous munir de votre appareil Apple (iPad ou iPhone) et identifiez l’application App Store fournie par Apple parmi les applications de votre appareil.

App Store

Ouvrez l’App Store en effectuant un appui dessus (sélection avec votre doigt). Une fois dans l’application App Store, effectuez un appui sur l’onglet Rechercher 🔍 en bas à droite.

Recherche App store

Effectuez un appui sur le champ de recherche en haut de l’écran et saisissez Popina.

Popina

Dans la liste des résultats, sélectionnez Popina. Une fois dans la fiche de l’application, sélectionner le bouton Obtenir (ou l’icône en forme de nuage si vous l’avez déjà téléchargé dans le passé). Saisissez votre mot de passe Apple s’il vous est demandé.

Page Popina de l’app store

Et voilà, retrouvez l’icône de Popina sur la page d’accueil de votre iPad.

Popina téléchargé

1.3 - Mises à jour

Les mises à jours sont également présentes dans l’application App Store.

Il est conseillé de laisser le paramètre Mise à jour d’activé sur votre iPad.

Mises à jours automatique des applications

2 - Création d’un compte

2.1 - Création d’un nouveau compte

Afin de pouvoir utiliser Popina il vous faut créer un compte pour votre établissement. Il faudra pour cela posséder une adresse e-mail valide.

Ouvrez l’application Popina et sélectionnez le bouton S’enregistrer.

S'enregistrer

Remplissez les champs demandés et appuyer sur le bouton Créer compte.

Créer compte

En cas d’erreur, un message de couleur rouge s’affichera à droite du bouton Créer compte afin de vous expliquer le problème. Corrigez votre saisie et ressayez.

Ensuite, il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant qui vous demande de remplir les informations de votre établissement.

Votre caisse est maintenant prête à être utilisée.

Nom de votre établissement

2.2 - Authentification à votre compte

Si vous avez déjà créé un compte Popina dans le passé. Sélectionnez le bouton Se connecter.

Saisissez votre adresse e-mail ainsi que votre mot de passe Popina. Si vous avez oublié ce dernier, sélectionnez le bouton “Mot de passe oublié ?” et saisissez votre adresse e-mail : nous vous enverrons les instructions suivre par e-mail.
Authentification à votre compte

Vous êtes maintenant connecté à votre compte Popina.

3 - Avant de commencer

3.1 - Barre de navigation

Sur le côté gauche de l’application Popina vous retrouverez votre barre de navigation.

3.1.1 - Caisse

Dans l’onglet caisse, vous pouvez ; démarrer une caisse, consulter votre caisse en cours, fermer votre caisse de la journée et clôturer le Z. De plus vous pouvez consulter l’historique des clôtures et imprimer leurs duplicatas.

3.1.2 - Réservations

Vous trouverez ici un calendrier de réservation pour votre établissement.

3.1.3 - Clients

Popina gère les ardoises de vos clients. C’est ici que vous avez la possibilité de gérer vos comptes clients, en créer de nouveaux, voir leur historique et effectuer des règlements sur comptes.

3.1.4 - Memo

La fonction Memo vous permet de laisser un message qui s’affichera à la prochaine ouverture de caisse.

3.1.5 - Support

Un accès facile au support Popina. Vous retrouverez le numéro de téléphone de notre hotline, un live chat et le manuel d’utilisation.

3.1.6 - Réglages

Cette section vous permet d’effectuer la configuration de votre caisse, un accès aux informations de votre compte Popina et vos archives fiscales.

3.1.7 - Produits

Votre base de données articles se trouve ici et vous pouvez modifier chaque aspect de tous vos articles, menus et sélections.

3.1.8 - Salles

La programmation de vos salles permet de placer vos rangs et tables de façon à ce que ce soit le plus ressemblant à votre établissement.

3.1.9 - Autres

Dans cette barre de navigation, vous pouvez également rencontrer d’autres touches selon le vendeur qui est connecté. Parmi ces touches sera l’accès aux commandes, les prix spéciaux, ouverture tiroir manuel, etc….

3.2 - Sauvegarde

Afin que l’application Popina puisse effectuer des sauvegardes régulier il est impératif que l’iPad soit connecté à internet. Sans connexion internet l’application ne fonctionnera pas plus de 30 jours.

Du moment que votre iPad est connecté à internet, une sauvegarde automatique s’effectuera régulièrement de la base de données produits et des salles. Après une clôture de caisse vos chiffres sont également sauvegardés dans votre Back Office.

Tout cela se fait de manière automatique, vous n’avez donc rien a faire.

Dans le cas ou vous n’ayez plus de connexion internet toutes vos données sont stockées dans l’iPad dans l’attente de sa prochaine connexion à internet. Ceci se présentera avec la mention “X caisse non synchronisée” sur votre écran Caisse.

Caisse non synchronisée

Vous avez la possibilité de tester votre connexion internet à partir de l’application.
Rendez-vous dans Réglages > Compte Popina > Maintenance > Tester la connexion internet.

Test de connexion Connexion réussi

3.3 - Contacter le support client par l’application

Accéder à la barre de navigation de Popina en appuyant sur la partie noire à gauche. Sélectionner le bouton Support. Nous sommes joignables par plusieurs moyens: téléphone, email et Chat en ligne.

3.4 - Personnalisation du ticket de caisse

Vous pouvez personnaliser de nombreuses informations sur votre ticket de caisse. Tous les champs sont libres, il suffit de sélectionner l’un d’eux à gauche et de saisir du texte avec le clavier de l’iPad. Vous retrouverez ensuite des champs obligatoires afin de pouvoir faire des ventes: numéro SIRET, numéro TVA, Code NAF, l’adresse complète et le pays.
Pour ajouter une image (votre logo) en haut du ticket, sélectionnez le bouton Logo en bas de l’écran et sélectionnez une image présente sur votre iPad.

Personnalisation du ticket de caisse

Attention

Il est important de renseigner seulement les 9 chiffres de votre numéro SIRET dans le champ . N’utilisez pas de caractères spéciaux.

3.5 - Fond de caisse

3.5.1 - Ajout de fond de caisse manuel

L’ajout de fond de caisse se fait par la fonction entrée/sortie caisse. Cette fonction vous permet d’effectuer une entrée ou sortie d’espèces avec un motif. Ce motif peut être pré-défini dans la caisse (Fond de caisse, Achat pain, etc…), ou libre vous de saisir un motif au clavier.

L’option entrée/sortie caisse se trouve sur votre écran Caisse. Après avoir sélectionné si c’est une entrée ou sortie, la caisse vous propose un pavé numérique pour la saisie du montant puis un clavier pour la saisie du motif.

3.5.2 - Demande de fond de caisse automatique

La demande automatique de saisir un Fond de caisse au démarrage d’une caisse peut être activé dans Réglages divers. (Voir section Réglages - 9.11 - Réglages divers).

Au démarrage de votre caisse vous sera présenté un pavé numérique pour la saisie de fond de caisse.

Il vous sera également demandé de saisir votre fond de caisse en fin de journée au moment de la fermeture de la caisse afin de le re-déduire.

3.6 - Memos

Sur la caisse il est possible de laisser un Memo pour la prochaine personne qui ouvrira la caisse le lendemain.

Pour créer un nouveau Memo, sélectionnez Memo dans la barre de navigation latérale. Une fois sur l’écran Memo, appuyez sur la case “Nouveau Memo”. Après avoir saisie le texte souhaité appuyez sur + créer.

Ce Memo apparaîtra sur l’écran de caisse le lendemain avant d’ouvrir la prochaine caisse. Une fois qu’un Memo est lu vous pouvez le supprimer à l’aide de la touche supprimer en bas de l’écran.

Vous pouvez modifier les Memos déjà existant tout simplement en le sélectionnant sur l’écran des Memos.

Création de Memo

4 - Caisse école

4.1 - Particularités caisse école

Une caisse école sert à l’apprentissage de la caisse sans pour autant enregistrer du chiffre d’affaire. Lorsque vous travaillez en mode école vous ne pourrez pas imprimer ni de note, ni de facture, ni clôture de fin de journée, ces document vont alors s’afficher à l’écran de la caisse principale.

De plus quand une caisse école est ouverte un triangle rouge en bas à droite de l’écran avec d’indiqué dedans Caisse Démo apparaîtra sur toutes les écrans visité tant que la caisse école n’est pas fermé.

Tout chiffre effectué lors d’une caisse école est tout de même enregistré dans les archives fiscales et ce sera stipulé que ce sont des ventes écoles. De même ces caisses remonteront dans votre Back Office et seront consultables dans l’onglet Historiques > “Voir les caisses de démo”.
Ces caisses ne pourront pas être visualisées dans les statistiques de votre Back Office.

4.2 - Paramétrages pour une caisse école

Lors de l’ouverture de votre première caisse il vous sera proposé de commencer avec une caisse école.

Si vous avez déjà effectué votre première caisse vous pouvez tout de même ouvrir une caisse école.

Afin d’ouvrir une caisse école vous devez désactiver l’option ”Ticket de caisse” sur toutes vos imprimantes. (Voir section 9.2 - Gestion des impressions).

4.3 - Démarrage caisse école

Une fois ce paramètre désactivé, retournez sur votre écran Caisse et faites glisser le bouton ”Démarrer une caisse”. Vous aurez alors un message de confirmation pour le démarrage d’une caisse école.

Paramètre imprimantes “Ticket de caisse” désactivé Ouverture de caisse école

5 - Vente

5.1 - Démarrage d’une journée

Le démarrage d’une journée se fera sur l’écran Caisse en glissant le bouton ”Démarrer une caisse” vers la droite.
Il est possible qu’à ce moment la caisse vous demande de renseigner un fond de caisse, si c’est le cas et que vous ne souhaitez pas que la caisse vous l’impose automatiquement vous pouvez le désactiver dans Réglages > Réglages divers (Voir section 9.11.1 - Réglages généraux).

5.2 - Ouverture d’une commande TABLE

5.2.1 - Ouverture de table

Une fois votre caisse ouverte vous atterrissez sur le plan de salle.

Ouvrez une commande en sélectionnant une table puis, “Ouvrir”.
Sur une salle qui ne contient pas de tables vous retrouverez un pavé numérique qui permet de saisir un numéro de table directement. (Voir section 10.6.4 - Mode d’affichage d’une salle).

Sur vos plans de salles qui contiennent des tables, vous avez également une touche “Calculatrice” en bas a droite qui permet de saisir directement le numéro de votre choix, que ce soit une table existant sur votre salle ou non.

Une fois la table ouverte la caisse vous demandera le nombre de couverts pour cette table. A ce moment vous pouvez également sélectionner un client et saisir un commentaire si souhaité. Pour ce faire appuyez sur les cases ”Qui ?” ou ”Commentaire”.
Vous pouvez n’importe quel moment modifier ces informations en sélectionnant le ”0” avec un visage en haut de la partie commande.

Une fois la table ouverte vous trouverez également un chronomètre sous le numéro de la table. Celui-ci vous affichera le temps écoulé depuis l’ouverture de la table.

Plan de salle Plan de salle - Pavé numérique
Sélection table Saisi n° couverts

5.2.2 - Regroupement de tables

Dans le cas ou vous avez des clients qui occupent plusieurs de vos tables (Exemple : la rangée de tables 1 à 5), il est possible de regrouper des tables afin que les tables ne soit pas utilisées pour d’autres clients et éviter des confusions pour les serveurs.
Sur votre écran de plan de salle appuyer sur Grouper des tables qui se situe en bas de votre écran. Ensuite sélectionner les tables que vous souhaitez regrouper, puis valider avec la touche Grouper.

5.2.3 - Déplacement/Fusion d’une table

Vous pouvez déplacer des tables après leurs ouverture. Pour effectuer un déplacement ouvrez votre table puis sélectionnez le numéro de table qui se situe en haut à gauche du panneau de commande. A ce moment vous pouvez saisir le numéro de table dans laquelle vous souhaitez le déplacer.

En utilisant cette fonctionnalité vous pouvez également fusionner deux tables qui contiennent déjà des articles.

5.2.4 - Blocage des tables / Lock table

Dans le cas où vous avez plusieurs équipements dans votre établissement, vous avez la possibilité d’activer la fonction Lock table afin de ne plus avoir la possibilité d’ouvrir la même table sur plusieurs appareils.

Afin de l’activer rendez vous dans les Réglages de chaque appareil utilisé, retrouvez Popina dans la section Applications en bas de la liste de gauche.

Une fois dans les paramètres activé la ligne Verrouillage des tables activé

Quand cette option est active et qu’une table est en utilisation par un vendeur un cadenas s’affichera sur cette table. Vous aurez également un message vous indiquant qu’elle êtes en utilisation si vous tentez de l’ouvrir.

5.2.5 - Couleur des tables en vente

Sur vos plans de salle les tables peuvent avoir des couleurs différentes. Elles sont amenés à changer quand certaines conditions sont remplies.

On retrouve les couleurs suivantes :

5.3 - Ouverture de commande COMPTOIR

Sur votre écran de commandes comptoir vous allez avoir deux sections, une première à gauche étant vos commandes comptoir en cours et la deuxième à droite qui est la touche d’ouverture de nouvelle commandes comptoirs.
Sélectionnez la touche ”Nouvelle commande comptoir”. A ce moment vous arrivez sur un écran de commande et contrairement aux tables vous n’avez pas de demande automatique du nombre de couverts. Cependant vous pouvez toujours en renseigné si vous voulez en sélectionnant le ”0” avec un visage en haut de la partie commande.

Ecran de commandes comptoir Commande vierge

5.4 - Produits

Un produit dans une commande peut comporter quelques différences selon d’où vous le saisissez.
Ex :

Une fois un article saisi son prix s’affichera à sa droite. Selon le type d’article vous pouvez également avoir des informations supplémentaires qui s’affichent. Par exemple le poids d’une bavette ou des parfums de glaces.

5.4.1 - Saisie de produits

La saisie de produits peut se faire de deux façons différentes. Vous pouvez saisir directement un produit affiché sur l’écran. Ou, si vous avez beaucoup d’articles et vous n’êtes pas sûr d’où se situe l’article, vous pouvez utiliser la fonction Recherche qui se situe en bas de l’écran. Cette fonction est une recherche dynamique donc vous avez de moins en moins de résultats au fur et mesure que vous tapez votre recherche.

Au moment de la saisie de votre article vous pouvez rester appuyé dessus pour avoir des options supplémentaires, comme la quantité.

Au moment de la saisie de votre commande si vous devez faire une vérification de la commande vous pouvez utiliser la touche d’agrandissement qui est en bas à gauche du ticket de droit. Cette touche agrandira la commande afin de plus facilement voir les différents articles.

5.4.2 - Modification d’une ligne produit

Une fois un article saisi vous pouvez le re-sélectionner dans le ticket afin d’accéder à ces options.

Par défaut vous avez le volet des options qui se présente à vous. Ici vous pouvez choisir parmi des options déjà liées à l’article, ou créer une option à la volée.

Pour modifier la quantité il suffit de sélectionner l’onglet de gauche puis saisir la nouvelle quantité. Terminez votre saisie avec la touche OK.

La modification de prix (si vos paramètres vendeurs vous le permettent) se trouve dans l’onglet de droite. Ici vous avez le choix entre les différentes listes de prix programmées sur l’article. Vous avez également la possibilité de saisir un prix sur mesure.

Ajout d’option Changement de quantité Changement de prix

5.4.3 - Actions ligne article

Une fois une ligne article saisie vous avez la possibilité d’effectuer deux actions différentes en le glissant vers la gauche ou vers la droite.

Ces actions sont soit, d’annuler l’article, ou de le dupliquer. Ces actions sont également disponible à partir du volet de modification article.

Glissement gauche - Annulation Glissement droit - Dupliquer Annulation/Dupliquer

5.4.4 - Transfert d’un article

Si un article est saisi sur la mauvaise table il est possible de le transférer sur une autre table.
Sélectionnez l’article en question, appuyez sur l’onglet de gauche et finalement la touche changement de table. Il vous sera demandé de saisir le numéro de la table de destination. Si jamais cette table n’existe pas la caisse vous demandera d’également sélectionner la salle sur laquelle vous souhaitez le créer.

Transfert d’article

5.4.5 - Saisie d’un article prix libre

Un article prix libre est un article qui n’a pas de prix fixe et celui-ci sera déterminé à la vente du produit. Par exemple un poisson du jour qui selon le poisson a un prix différent. Si un article a l’option prix libre d’activé (Voir section Réglages de prix de vente d’un produit), au moment de la saisie un pavé numérique vous sera présenté afin de saisir le prix souhaité.

5.4.6 - Saisie d’un article vente au poids

Vous avez la possibilité de faire des ventes d’articles au poids.
Au moment de la saisie votre article au poids la caisse vous affichera un pavé numérique afin de saisir le poids. Le prix sera ensuite calculé en fonction du prix au Kg préalablement renseigné.

Le poids sera également indiqué lors de l’impression en cuisine.

5.5 - Ajout d’un menu à une commande

Vous pouvez retrouver vos menus dans la catégorie Menu. Ici à la place de retrouver des familles à l’intérieure de la catégorie vous avez vos différents menus. Sélectionnez le menu de votre choix, à ce moment vous pouvez choisir parmi les articles disponible de ce menu.

Au fur et mesure que vous tapez vos différents articles la caisse détecte le menu et applique le prix nie. Il est également possible de programmer un prix déduire si un niveau n’est pas utilisé.

Un menu peut contenir les mêmes articles qu’à la carte, mais attention c’est seulement s’ils sont choisi à partir de la catégorie menu qu’ils vont former un menu et appliquer le prix de ce dernier.

Une fois un menu tapé vous retrouverez un M qui s’inscrit à droite de l’article afin d’indiquer qu’il fait parti d’un menu.

Catégorie de menu Menu a trois niveaux tapé

Les articles d’un menu ou le menu dans sa totalité peut être annulé de la même façon qu’un article normal (Voir section 5.4.3 - Actions ligne article).

5.6 - Niveaux de suites

Lors de la saisie de vos articles il est important qu’ils soient différenciés par des niveaux de suite pour une e compréhension en cuisine/préparation.

5.6.1 - Niveaux de suites manuel

Quand les niveaux de suites sont programmés en manuel vous avez un bouton +SUITE au dessus du ticket. Ce bouton ajoutera un niveau de suite à chaque appui. Ces niveaux s’incrémentent automatiquement.

Une fois un niveau ajouté à votre commande, tous les articles saisies par la suite seront compris dedans. Vous pouvez également rester appuyer sur un article dans la commande afin de le déplacer de niveau de suite.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas que l’article s’envoi en direct mais plutôt en suivre. Vous pouvez appuyer sur la ligne «Direct» qui s’affiche sur le ticket. Celui-ci va donc passer en «a suivre » et devra être réclamé en cuisine.

5.6.2 - Niveaux de suites automatique

Vos articles peuvent avoir leur propre niveau de suite déjà programmé. Cela vous permet de tout simplement taper vos articles sans vous soucier de leur niveau dans la commande.

Les articles s’organiseront correctement sur le ticket à droite de l’écran.

5.7 - Envoi de commande en préparation

La transmission à vos imprimantes de préparation se fait en appuyant sur la touche Envoi. L’envoi des articles se fera également si vous effectuez directement un règlement sur votre table.

Commande avant envoi Raccourci Réclame Réclame sur table
1er Envoi Réclame suite 1 Réclame suite 2

La réclame des suites peut s’effectuer à partir du plan de salle en sélectionnant une première fois la table puis réclame. Ou éventuellement vous pouvez ouvrir la table et une touche Réclame aura remplacée la touche Envoi. De plus, tout les articles qui sont envoyés et réclamés seront surligné en gris.

Il se peut que la personne qui prépare la commande ait besoin d’un nouveau bon, dans ce cas vous pouvez faire un renvoi de la commande en cuisine. Pour faire ceci, vous devez ouvrir votre commande, puis sélectionner Actions, ici vous pouvez voir l’historique des envois en cuisine. c’est également ici qu’en sélectionnant l’imprimante en fin de ligne, la commande sera renvoyé à son imprimante de préparation.

5.7.1 - Annulation de la dernière réclame

Au cours d’un service il est possible de se tromper de table sur lequel vous effectuer une réclame. C’est pour cette raison que nous avons ajouté une fonction Annulation de la dernière réclamation. Cette fonction se trouve dans le menu Actions.

Au moment de l’utilisation de cette fonction un bon “Annulation Réclame X” sortira sur chaque imprimante de commande utilisé pour cette commande/table.

5.7.2 - Utilisation des bippers

Lorsque l’option Activation bippers est mise en place sur une salle, on voit apparaître une nouvelle fenêtre lors de l’envoi cuisine qui demande de renseigner un numéro de bipper.
Il faut ensuite relancer l’envoi en cuisine. S’imprimera alors un ticket en cuisine avec en haut du ticket une pastille contenant “Bipper XXX” (XXX étant le numéro du bipper) pour que la cuisine puisse faire sonner le bipper correspondant à la commande du client.

5.8 - Impression de Notes

La note n’est pas à confondre avec un ticket, une facture ou un justificatif. C’est un document provisoire qui contient tout les articles tapé sur la commande. Contrairement aux trois autres exemples la particularité de la note c’est qu’elle ne contient pas la TVA de la commande. Vous trouverez également sur vos notes une ligne couvert moyen qui est le prix total de la table divisé par le nombre de couverts renseignés.

Chaque note imprimée possède un numéro incrémental durant toute la durée de vie de l’application.

Une fois une note imprimée votre table passera en bleu sur le plan de salle.

5.8.1 - Impression de note de la totalité de la commande

L’impression de la note peut se faire directement du plan de salle avec le raccourci représenté par une imprimante qui s’affiche à la sélection d’une table, sur l’écran de commande ou également sur l’écran de paiement.

5.8.2 - Impression de note partielle

Il est possible d’imprimer une note partielle. Pour ce faire rendez-vous sur l’écran de paiement, sélectionnez les articles à séparer sur la première note, puis appuyer sur la touche Note de la sélection.

5.8.3 - Sélection d’imprimante pour impression de note

Dans le cas où vous utilisez une télécommande, il se peut que cette télécommande ne soit pas toujours proximité de l’imprimante ticket qui lui est attribué. C’est pour cette raison que sur une télécommande vous pouvez désactivez l’option ticket de caisse (Voir section 9.2 - Gestion des impressions). Une fois désactivé, si une note est demandé à partir de la télécommande vous aurez le choix des imprimantes sur lesquelles vous pouvez l’imprimer.

5.9 - Remises

Pour effectuer une remise sur une commande rendez-vous sur votre écran de paiement.
En bas de l’écran vous trouverez la touche Réduction. Ici vous pouvez sélectionner parmi des remises pré-enregistrées en % ou . Vous pouvez également appuyer sur le ➕ Plus afin d’effectuer une réduction à la volée avec le motif de votre choix.

Vous avez la possibilité d’effectuer une remise sur une sélection de votre choix.

Sélection de remise Remise sur sélection d’articles

5.10 - Paiement

5.10.1 - Paiement de la totalité de la commande

Sur votre écran de commande vous avez vos trois premiers moyens de paiements qui s’affichent en tant que logo. Ces règlements si utilisé encaisseront la commande entière.
Si vous souhaitez modifier les trois règlements rapide vous pouvez les changer en modifiant l’ordre de vos règlements dans la configuration, ce sont les trois premiers de la liste qui sont affiché ici.

Si vous souhaitez utiliser d’autres moyens de règlements vous pouvez y accéder sur l’écran de Paiements.

Moyens de règlement rapide - Paiements

5.10.2 - Paiement montant partiel

Il est possible d’utiliser plusieurs moyens de règlements pour encaisser une commande. Pour ce faire, rendez-vous sur l’écran de Paiements. Sur cette écran vous avez la possibilité de d’abord saisir un montant puis un moyen de règlement.

5.10.3 - Séparation de commande

Il est possible de séparer une commande parmi plusieurs personnes. Pour se faire vous devez tout simplement sélectionner les articles que la première personne souhaite régler puis saisir son moyen de règlement.

Notez que la séparation de commande crée une annulation. Cette annulation aura comme motif “séparation de note” et crée une nouvelle commande avec le même numéro de table plus un suffixe numéro de ticket/client. A ce moment le premier ticket sera édité et aura comme numéro de commande : le numéro de la table - le numéro de ticket (Table 10 - 1).

Après la séparation d’une commande, le règlement de cette séparation s’affichera avec le numéro de facture comme indiqué au dessus (Espèces 10-1 - 50€).

A la sélection de cette information un pop-up vous proposera d’ouvrir la nouvelle commande associée cette séparation. Cet accès rapide vous permet de modifier rapidement le moyen de règlement ou de sortir une note de frais.

Séparation de commande N°1

5.10.4 - Multi-règlement d’une séparation de commande

Il est possible de régler une séparation avec plusieurs moyens de règlement. Pour cette manipulation effectuez la sélection des articles comme vue dans la section 5.10.3 - Séparation de commande. Puis effectuer un multi-règlement en saisissant le montant souhaité suivi du moyen de règlement souhaité (oir ection 5.10.2 - Paiement montant partiel).

5.10.5 - Règlement en utilisant iZettle

Avec votre compte iZettle de lié à Popina il vous est possible d’encaisser une CB en utilisant le terminal iZettle et avec une impression de ticket CB à travers l’application Popina (Voir section 9.8.3 - Configuration iZettle).

5.11 - Clôture de la commande

Une commande est considérée comme clôturé une fois toute la transaction est terminé, mais cela ne veut pas forcément dire l’impression du ticket, ni la réception du règlement.

5.11.1 - Transfert sur un compte client

Il est possible de clôturer une commande en effectuant un transfert sur compte client. Le transfert sur compte se fait exactement comme un moyen de règlement et la touche compte client se trouve également au même endroit.

Une fois votre commande tapée, rendez-vous sur l’écran de Paiements puis sélectionner le moyen de règlement Compte client. Cette action ouvrira une fenêtre de sélection de compte client. Si jamais le compte n’existe pas vous pouvez le créer. (Voir section 8.1 - Création d’une fiche client).

A partir de la version 10.4 de Popina vous pouvez également transférer sur compte des commandes contenant des remises ou offerts.

5.11.2 - Impression de ticket

A la clôture de vos commandes votre caisse imprimera par défaut un ticket. Cela peut ne pas convenir chaque utilisateur de caisse selon le type d’établissement, par exemple une boulangerie qui effectue un grand nombre de transactions pour des petits montants. Pour cette raison il y a la possibilité de désactiver les impressions tickets pour des montants inférieur à 25€. Pour voir comment activer cette fonction consultez la section 9.11.1 - Réglages généraux.

Dans le cas où votre imprimante ne peut pas être joint par la caisse le ticket s’affichera sur l’écran de caisse centrale.

Document ticket - Descriptions sections

Après l’impression de votre facture dans le cas où il y a un rendu monnaie à effectuer vous aurez un pop-up qui reste à l’écran avec le montant du rendu affiché. Cette fenêtre reste affiché jusqu’à un appui simple.

5.11.3 - Edition d’un avoir

Avec certains moyens de règlement il peut être interdit de rendre la monnaie (ex : Tickets restaurants), ou l’établissement décide de ne pas rendre la monnaie (ex : Chèque cadeau). Dans ce cas vous pouvez programmer que la caisse imprime un ticket Avoir à la place d’imprimer un rendu. Pour plus de détails voir section 9.8.1 - Création et configuration d’un mode de paiement.

ticket avec rendu avoir Avoir

5.11.4 - Annulation d’un paiement

Dans le cas où vous devez modifier ou annuler un moyen de règlement avant la clôture de la commande, vous pouvez sélectionner le règlement effectué et soit sélectionner Annulation ou un autre moyen de règlement pour le modifier. Si vous souhaitez modifier le montant vous devez annuler le moyen de règlement déjà effectué.

5.11.5 - Annulation de transmission en cuisine

Une fois votre commande envoyée en préparation une première fois il est possible d’annuler l’envoi sans annuler les articles. Pour utiliser cette fonction rendez vous sur votre commande, appuyer sur Actions puis Annuler l’envoie en cuisine.

5.11.6 - Changement du serveur assigné à la commande

Dans le cas où vous devez modifier la personne qui est assigné à une commande, ouvrez votre commande, sélectionnez Actions puis Servi par, vous aurez ensuite une liste dans laquelle vous pouvez sélectionner le nouveau serveur propriétaire de la table.

5.11.7 - Annulation de commande avant encaissement

L’annulation de commande peut être effectué de deux manière avant la clôture d’une commande.

A partir de l’écran Toutes :
Si vous vous rendez sur votre écran Toutes vous pouvez consultez toutes commandes de la caisse, qu’elles soient en cours ou clôturé.

Ici vous pouvez faire glisser une commande vers la gauche jusqu’à voir le logo de suppression qui apparaît. Au moment de relâcher il vous sera demandé de choisir un motif d’annulation. Ce motif sera ensuite reporté au niveau de votre Z avec les différents montants d’annulation par motif.

A l’intérieure de la commande :
Avec votre commande que souhaitez annuler d’ouvert, appuyer sur la touche Actions en bas à droit de l’écran.

Dans ce menu vous retrouverez la touche annulation. En la sélectionnant, il vous sera demandé de choisir un motif d’annulation.

5.12 - Après la clôture

Après la clôture d’une commande il est possible d’effectuer plusieurs manipulations sur le ticket. Ce chapitre va couvrir les manipulations possible.

5.12.1 - Recherche d’une commande ou d’un paiement

Sur la page Toutes de votre écran de vente vous pouvez trier vos tickets payés et vos commandes ouvertes. Ces filtres de recherches sont les suivants :

5.12.2 - Impression/Envoi justificatif de paiement

Après la clôture de votre commande votre client est susceptible de vous demander un justificatif (Notes sans détail, repas complet, notes de frais, etc…). Cette manipulation ne peut être fait que après la clôture de la commande.

Sélectionner votre commande clôturée à partir de l’écran Toutes, appuyer sur Actions en bas à droite de cette écran. Appuyez ensuite sur Note de frais.

La fenêtre suivante vous permet de modifier le nombre de couverts et montant si nécessaire. ⚠️ Attention le nombre de couverts ne peut pas dépasser celui de la commande et de même pour le montant encaissé. ⚠️
Après avoir modifié ces informations vous avez le choix d’imprimer le justificatif ou de l’envoyer par mail.

Vous avez également la touche Auto qui imprimera une note par couvert. Sur cette note se trouvera le totale de la table divisé par le nombre de couverts.

Afin d’envoyer un justificatif par mail vous devez avoir un compte email de configuré sur votre iPad. Vous pouvez retrouver comment configurer votre boite mail ici : https://support.apple.com/fr-fr/HT201320

5.12.3 - Impression/Envoi de duplicata

L’impression d’un duplicata peut être effectué de deux façons. Vous avez tout d’abord sur votre écran Toutes un raccourci de duplicata à droite de la facture concerné, ou vous pouvez sélectionner votre ticket, appuyer sur Actions puis l’imprimante sur la ligne “Note imprimée à”.

L’envoi par mail du duplicata est également possible en sélectionnant le ticket clôturé puis Actions, Envoi par mail.

Raccourci duplicata Impression de duplicata - Envoi par mail

5.12.4 - Réouverture de ticket

Vous avez la possibilité de ré-ouvrir un ticket. Cette manipulation peut vous permettre d’enlever un article en trop ou taper un article oublié, il est également nécessaire de ré-ouvrir le ticket si vous avez besoin de modifier des montants de différents moyens de règlements.

Notez que la réouverture d’un ticket effectue en réalité une annulation du ticket en question (avec le motif “Réouverture ticket”) et la réouverture d’une nouvelle commande où les mêmes articles sont re-saisis.

5.12.5 - Annulation de la commande

Une commande peut être annulé après la clôture de deux façons. La première étant de se rendre sur l’écran Toutes, puis glisser la commande vers la gauche. Vous allez ensuite être présenté avec une liste de motifs parmi laquelle vous devez en choisir un.
La deuxième possibilité est de sélectionner la commande, appuyer sur Actions puis sur Annulation. Vous devez également choisir un motif parmi la liste qui vous est présenté.

Ces deux actions d’annulation sont également valable pour une commande encore en cours.

5.12.6 - Changement du mode de paiement

Vous pouvez changer le moyen de règlement pour un montant déjà saisi. Par exemple un montant de 25€ en espèces modifié pour 25€ en CB. Si c’est le montant d’un règlement que vous voulez modifier ceci ne pourra pas être effectué sans la réouverture du ticket. (Voir section 5.12.4 - Réouverture de ticket)

5.13 - Démarrage d’une période de prix spéciaux

Dans le cas ou vous utiliser des prix spéciaux il est très facile de les activer ou désactiver.

Si vous avez les droits d’activation de prix spéciaux activé sur votre vendeur et que les prix spéciaux sont configuré, vous aurez à ce moment dans le bas de votre barre de navigation latérale une touche pour l’activer/désactiver. Cette touche est représentée par une étoile ou par un verre cocktail pour le Happy Hour.

5.14 - Ouverture du tiroir-caisse

Si vous avez les droits d’ouverture tiroir activé sur votre vendeur, vous aurez à ce moment dans le bas de votre barre de navigation latérale une touche tiroir qui déclenche une ouverture manuelle de votre tiroir. Cette touche est représentée par un tiroir.

6 - Clôture de la journée

La clôture de votre journée est obligatoire pour chaque jour ouvré.

6.1 - Consultation et impression du X

En cours de journée vous avez la possibilité de consulter le chiffre d’affaire de la journée. Pour se faire sélectionner votre écran de Caisse à partir de la barre de navigation latérale. Sur cette écran vous allez avoir directement votre X du jour affiché, celui-ci contient les mêmes informations que votre Clôture.

Vous avez également la possibilité d’imprimer ce X en appuyant sur la touche Imprimer qui se situe en haut à droite de cette écran caisse.

Ecran CAISSE

Votre écran X vous présente plusieurs catégorie de données :

6.1.1 - Consultation et impression X vendeur

Avec un code direction


Si vous avez besoin de consulter le chiffre d’un vendeur vous pouvez à partir de ce même écran dans la catégorie Employés. Ici vous trouverez une liste de tous les vendeurs qui ont effectués des ventes sur la journée en question. Sur la ligne d’un vendeur se trouve également l’heure de première connexion, l’heure de dernière manipulation sur la caisse ainsi que la durée totale d’activité pour ce vendeur.

Afin de consulter le chiffre d’un vendeur en particulier sélectionnez la touche Voir qui se trouve en fin de ligne. Ceci vous ouvrira une fenêtre contenant les mêmes informations qu’un X mais seulement pour le vendeur choisi. Il y a également une touche Imprimer en haut à droite.

Avec un code vendeur


Dans le cas d’un vendeur qui n’a aucun accès aux lectures et fermetures de caisse, il pourra tout de même consulter son chiffre afin de pouvoir faire sa caisse à la fin de son service.

6.2 - Démarrage de la clôture

A la fin de votre journée vous devez effectuer votre clôture. Pour ce faire vous devez tout d’abord Arrêter la caisse.

L’arrêt de votre caisse ne sera possible que si toutes vos commandes sont clôturé. Si vous avez encore des commandes ouvertes vous allez recevoir un message pop-up vous l’indiquant. Dans ce cas vous avez également un accès direct aux commandes en question avec la touche Voir commandes. Cette touche vous ouvrira écran de ventes contenant les commandes concernées. Une fois clôturé ou annulé vous pourrez arrêter votre caisse.

Pour effectuer cette première étape rendez-vous sur l’écran Caisse à partir de la barre latérale de navigation. Puis sélectionner la touche Arrêter la caisse.

Arrêter la caisse

6.3 - Balance des règlements

Une fois votre caisse arrêté (Voir section 6.2 - Démarrage de la clôture) vous pouvez maintenant effectuer une balance de règlements. Une balance des règlements est la répartition des montants de vos moyens de paiements afin de correspondre à vos montants réel en tiroir.

Pour effectuer cette manipulation descendez dans la catégorie Moyens de paiements et sélectionnez le moyen de règlement que vous souhaitez modifier.
Une fois sélectionné un pavé numérique vous est présenté où vous pouvez saisir le montant réel de ce moyen de règlement.

Si le montant réel de votre tiroir ne correspond pas à votre Total encaissé le Δ pourra être retrouvé dans la ligne écart.

6.4 - Clôture journalière définitive

6.4.1 - Clôture journalière définitive - Manuelle

Après avoir effectué l’arrêt de la caisse, vérifié vos règlements et contrôlé les totaux, vous pouvez Clôturer le Z de caisse. Une fois que la clôture de Z de caisse lancé votre code vendeur sera demandé, puis vous aurez votre Z papier qui s’imprimera.

De plus, tous les Z effectué à partir de la caisse seront numérotés, cette numérotation s’incrémente à chaque Z durant toute la vie de l’application. Si jamais vous êtes amené à supprimer l’application et de le réinstaller, le numérotation de Z repartira de 1.

Une fois votre Z caisse effectué vous ne pourriez plus modifier des données dessus.

Sur cette impression vous retrouverez :

Exemple de clôture

6.4.2 - Clôture journalière définitive - Automatique

En concordance avec la norme NF 525 il ne peut y avoir d’inscriptions dans le JET à plus de 24 heures d’écart. Autrement dit la durée d’un période de clôture ne doit pas dépasser 24 heures.

Pour cette raison si une caisse est encore ouverte au-delà de 24 heures la caisse sera arrêté de manière automatique. Si ce cas arrive et qu’il y a des tables ouvertes, ces tables seront transféré sur la nouvelle période de clôture.
Une caisse qui a été arrêté automatiquement peut encore être modifié au niveau des balances règlements. Toutes autres modifications de factures déjà clôturées ne seront pas possible.
Une heure avant que l’arrêt automatique s’effectue un message pop-up s’affiche afin de vous prévenir. Vous avez alors donc une heure afin d’effectuer votre propre clôture en effectuant la bonne balance de règlements et vérifications de caisse.

Une fois qu’une ou plusieurs caisses ont été arrêté automatiquement, vous devez tout de même effectuer leur clôture.

Pour se faire rendez vous sur votre écran Caisse à partir de la barre de navigation latérale. Une fois sur votre écran caisse vous trouverez sur le côté gauche les différentes caisses arrêté dans l’onglet Caisses à clôturer.

6.5 - Export mensuel

Afin de pouvoir consulter vos exports mensuels toutes vos caisses devront être synchronisées avec votre Back Office. Pour la sauvegarde de vos données consultez la section 3.2 - Sauvegardes.

Du moment que toutes vos caisses sont bien synchronisées Vous pouvez retrouver une touche Export mensuel en bas de votre écran Caisse. Cette touche vous propose une liste des mois travaillés. Une fois qu’un mois est sélectionné vous serrez ensuite redirigé vers votre Back Office.

Une fois sur la page web Back Office il vous sera demandé de vous connecter. Ceux sont les mêmes identifiants que pour vous connecter sur l’application Popina.

Sélection du mois Statistiques Back Office

La page suivante est la page des Statistiques pour le mois que vous avez choisi quelques étapes plus tôt.

Sur cette page vous retrouverez toutes vos statistiques du mois ainsi que des possibilités d’export de données en format .csv exploitable avec Excel, Numbers ou un autre logiciel de tableur.

Vous avez également la possibilité de modifier la plage de dates afin de voir n’importe quelle période qui vous intéresse.

6.6 - Consultation et réimpression de Z

A n’importe quel moment de la journée vous pouvez consulter et rééditer des Z partir de l’iPad. A partir de votre écran Caisse sélectionnez la touche Historique en bas à gauche de votre écran. Vous verrez alors toutes vos clôtures précédentes qui s’affichent dans une liste sur le côté gauche de l’écran.

Sélectionnez la clôture souhaitée. Vous pouvez maintenant consulter les chiffres de la journée et également rééditer ses données à l’aide de la touche Imprimer en haut à droite.

6.6.1 - Duplicata facture après clôture

Vous pouvez rééditer un duplicata de toutes les factures effectué durant la période de la clôture sélectionnée. Pour se faire, descendez dans les statistiques de la clôture jusqu’à trouver la catégorie Commandes. Ici vous avez une liste complète de tout les tickets de cette clôture avec les informations suivantes ; l’heure, la salle, la table, le vendeur, le montant total. A la fin de la ligne se situe la touche Action. A l’appui de cette touche un pop-up récapitulatif de la commande s’affichera. Vous pouvez ce moment sélectionner Duplicata afin de le réimprimer, ou e-mail afin l’envoyer par mail.

6.7 - Clôture mensuelle

Un Z mois automatique est effectué mais n’est que visible dans les archives. Ce Z contient un cumul de tout les JET du mois.

7 - Gestion réservations

Les réservations intégrées à Popina vous permettent de vous débarrasser de votre carnet de réservations manuscrit. Quand un client vous appelle pour réserver une table, il faut ouvrir Popina, ouvrir le menu latéral en appuyant sur la partie noire à gauche et sélectionner le bouton Réservations.

Gestion réservations

Cet écran se présente en deux parties:

7.1 - Création d’une réservation

Sur la caisse

Dans la partie gauche, naviguez dans le calendrier et sélectionnez le jour où vous voulez créer la réservation et appuyez sur le bouton Nouvelle réservation.

A la création d’une nouvelle réservation vous sera proposé votre liste de clients déjà existant.

Création d'une réservation

Dans le Back Office

Sur votre Back Office dans l’onglet réservations vous trouverez une touche Nouvelle réservation, une fois sélectionné une nouvelle fenêtre de création de la réservation apparaît. Vous pourrez alors renseigner les informations nécessaire.

7.2 - Configuration d’une réservation

Après avoir crée une réservation ou sélectionné une réservation existante, l’écran suivant s’affiche. Il vous suffit de remplir les champs affichés et d’appuyer sur le bouton Enregistrer. Notez que seuls les champs Nombre de personnes et Nom sont obligatoires.

Le champ commentaire est libre. Seulement, si vous mettez un numéro de table dans celui-ci, vous verrez apparaitre la réservation sur la table en question.

Configuration d'une réservation

7.3 - Suppression ou archivage d’une réservation

Pour supprimer ou archiver une réservation, vous avez deux possibilités :

Suppression

Archiver

L’archivage d’une réservation vous laisse la possibilité de le ré-ouvrir par la suite si votre client change d’avis.

Pour archiver une réservation ouvrez votre fenêtre de réservations et sélectionnez celle que vous souhaitez archiver.

Une fois ouverte sélectionner la touche supprimer, à ce moment vous pouvez choisir parmi suppression ou archiver. Sélectionner archiver.

Votre réservation passera alors en gris et ne s’affichera plus en vente sur la table en question.

7.4 - Réouverture d’une réservation

Il est possible de ré-ouvrir une réservation qui a été archivé.

Pour se faire sélectionnez la réservation grisée et sélectionner la touche supprimer vous pouvez ensuite choisir supprimer la réservation ou l’ouvrir. Quand vous appuyez sur ouvrir la réservation sera de nouveau active.

8 - Gestion des fiches clients

Les fiches clients permettent d’enregistrer les informations de vos clients. Ceci peut être utile par exemple pour leur envoyer des emails, pour garder les adresses des clients en livraison à domicile ou encore pour un client professionnel qui souhaiterait régler tous ses tickets en une seule fois en fin de mois.

Pour accéder à cet écran il faut ouvrir le menu latéral en appuyant sur la partie noire à gauche, et sélectionner le bouton Clients.

8.1 - Création d’une fiche client

Pour créer une nouvelle fiche client il suffit de sélectionner le bouton + en bas à droite de l’écran. Cela crée une fiche client vide qu’il faut ensuite remplir (Voir section 8.2 - Configuration d’une fiche client).

Création d'une fiche client

8.2 - Configuration d’une fiche client

Pour configurer une fiche client il suffit d’appuyer sur le champ à modifier et de saisir du texte. Il n’y a aucun champ obligatoire.

Configuration d'une fiche client

8.3 - Consultation de l’historique de commandes d’un client

8.3.1 - Historique des commandes

En bas de chaque fiche client se trouve le bouton indiquant le montant total de l’historique des commandes du client. Il suffit de sélectionner ce bouton pour accéder à cet historique.

Si ce bouton est caché par le clavier virtuel de l’iPad, il faut le cacher en appuyant sur le bouton en bas à droite.

Compte sélectionné

La liste des commandes passées est organisé ainsi: la premier colonne correspond à la date de la commande, la seconde à son montant total et la dernière à son nombre de couverts.

Historique d’un compte

A la sélection d’une commande, son contenu — c’est à dire ses produits commandés, la quantité des produits et leur prix de vente — s’affiche à l’écran.

Détail de commande sur compte

8.3.2 - Historique des remboursements

Une fois dans un compte vous pouvez consulter les commandes qui sont réglées en appuyant sur la touche Remboursements en bas à droite. Vous verrez ensuite une liste de tout les Remboursements qui ont eu lieu sur ce compte. Un remboursement peut contenir plusieurs commandes. En sélectionnant un remboursement vous aurez le détail des commandes réglées.

Ces commandes peuvent également être sélectionné afin de voir leur détails.

8.4 - Règlement d’une ardoise

Pour régler une commande mise en compte client, il faut qu’une journée ait été commencée pour pouvoir recevoir un paiement.

Ouvrir la fiche d’un client ayant une créance. Dans l’exemple ci-dessous le client Aaron a une créance de 155,90€.

Sélectionner ensuite le bouton Compte client en bas.

Compte à régler

A ce moment, vous pouvez sélectionner les factures que le client souhaite régler ou la totalité à l’aide de la touche Tout sélectionner puis l’imprimante en bas à gauche afin de fournir au client une note récapitulatif des factures qu’il souhaite régler.

Sélection des factures à régler Note récapitulatif

Il s’agit maintenant de sélectionner les ardoises que le client souhaite régler. Pour cela, cochez la case à gauche de chaque ligne d’ardoise, ou sélectionner le bouton Tout sélectionner pour éviter de le faire ligne par ligne.

Vous pouvez maintenant appuyer sur le bouton Payer.

Si vous n’avez aucune journée de démarrée sur votre caisse, le logiciel vous indiquera que le paiement est impossible.

Enfin, vous êtes invité à choisir le mode de paiement utilisé par le client.

Moyen de paiement sur compte

Le paiement de ce Compte client déclenchera l’impression d’un document indiquant les factures réglées et le moyen de règlement utilisé.

8.5 - Suppression d’une fiche client

Pour supprimer une fiche client, rendez-vous à la liste des fiches clients. Il faut alors faire glisser la cellule de la fiche concernée vers la gauche puis la lâcher.

Suppression d'une fiche client

Vous aurez ensuite un message de confirmation avant la suppression définitive de votre compte.

8.6 - Compte en crédit

Vous pouvez également créditer un compte client à l’avance. Pour se faire vous devez d’abord avoir d’activé les règlements Acompte et Compte client (Voir section 9.8.1 - Création et configuration d’une mode paiement).

Pour créditer un compte rendez vous dans l’onglet compte de votre caisse. Sélectionnez le compte voulu et appuyez sur Acompte en cours, puis Ajouter un acompte. Vous pourrez ensuite sélectionnez votre moyen de règlement ainsi que le montant.

9 - Réglages

9.1 - Gestion des profils utilisateur

Popina offre la possibilité de sécuriser l’application en la verrouillant à l’aide d’un code à 4 chiffres. Chaque utilisateur peut donc avoir son code et avoir des habilitations différentes. Par exemple un gérant aura tous les droits alors qu’un serveur en extra ne pourra ni annuler une commande ni sortir un X de caisse. Un code peut également être remplacé par un QR code (option à activer dans les Réglages divers voir section 9.11.1 - Réglages généraux).
Le verrouillage a lieu quand l’application s’éteint ou quand l’utilisateur verrouille Popina manuellement. Il est également possible de verrouiller l’application à la transmission en cuisine, ce réglage est disponible dans les Réglages des salles (Voir section 10.6.3 - Options de salle).

9.1.1 - Déverrouillage de l’application

Au premier lancement de votre application il n’y a pas de code vendeur de programmé. Une fois qu’un code est mis en place sur votre vendeur, pour déverrouiller l’application, saisissez votre code sur le pavé numérique affiché. Avoir un code à 4 chiffre lié au gérant est également obligatoire afin d’ajouter des vendeurs supplémentaires.

Pour l’utilisation du QR Code, il suffit de le présenter devant la caméra frontale de l’iPad. Pour attribuer un QR Code, voir la section 9.1.3 - Configuration d’un profil utilisateur.

Déverrouillage par QR-Code

Après avoir saisi votre code, l’application se déverrouille. Suivant vos habilitations certaines fonctions peuvent être inaccessibles.

9.1.2 - Création d’un profil utilisateur

En sélectionnant le bouton + en bas de la liste des profils utilisateurs, vous allez créer un profil utilisateur.
Par défaut le nom de ce profil est Nouveau serveur et toutes ses habilitations sont désactivées.

Réglages > Employés Création de nouveau vendeur

9.1.3 - Configuration d’un profil utilisateur

Sélectionnez un profil utilisateur dans la liste et voyez apparaître à droite son détail.

Nom
Sélectionner le champ du haut pour changer le nom du profil. Le clavier de l’iPad s’affichera. Appuyer sur la touche retour du clavier pour valider.

Code/Mot de passe
Appuyez sur le bouton Modifier mot de passe et saisissez un nouveau mot de passe. Vous pouvez en générer un aléatoirement en appuyant sur le bouton en forme de flèches tournantes 🔄.

QR Code
Avec l’identification par QR code d’activé dans vos réglages divers vous avez la possibilité de lier à votre vendeur son propre QR code.

Pour se faire appuyez sur Scanner QR Code puis présentez votre carte d’identification Popina. Cette carte pourra ensuite être utilisé pour le déverrouillage de l’application.

Clé dallas
Si vous utilisez la base basiqpad, vous avez la possibilité d’affecter des clés dallas à vos employés.
Pour se faire placez la clé de l’employé sur le lecteur dallas qui se trouve sur le pied puis appuyer sur Attribuer la clé.

Habilitations / Droits
Pour activer une habilitation sur un profil utilisateur, il faut faire glisser l’interrupteur vers la droite, il deviendra alors vert. S’il est à gauche et gris cela signifie qu’il est désactivé. Pour avoir la description de l’habilitation, appuyez sur le bouton ℹ️ à gauche de la ligne. Vous les retrouvez également ici :

Réglages


Commandes


Paiements


9.1.4 - Suppression d’un profil utilisateur

Identifier la cellule du profil utilisateur que vous souhaitez supprimer et faites-la glisser vers la gauche jusqu’à que le fond devienne rouge et lâchez. Après confirmation le profil utilisateur sera supprimé.

Suppression vendeur

9.1.5 - Déconnexion d’un profil utilisateur

Vous pouvez déconnecter votre utilisateur facilement en tirant de la barre de navigation latérale vers le côté droit de l’écran. Votre vendeur sera alors déconnecté et l’application nécessitera que le prochain utilisateur se connecte avec son code/QR Code.

Déconnexion vendeur

9.1.6 - France extra

Dans le but de faciliter vos démarches de recherche d’extra en cas de besoin.

Cette fonction se retrouve en bas de votre liste de vendeurs avec l’intitulé Besoin d’un extra ?. En utilisant cette fonction un mail est transféré à France extra qui eux se chargeront de vous proposer des profils.

9.2 - Gestion des impressions

La gestion imprimantes se trouve dans les réglages de Popina. Pour cela accédez au menu latéral de Popina en appuyant sur la partie noire à gauche et sélectionnez Réglages. Sur la colonne de gauche vous retrouvez la liste des groupes de réglages disponibles. Sélectionner Impression.

Gestion des impressions

Cet écran est divisé en deux colonnes. La première affiche la liste des imprimantes présentes sur le réseau et la seconde la liste des lieux de préparation que vous avez définis.

Imprimante
Le titre de la cellule de l’imprimante porte par défaut le nom du modèle de l’imprimante. Vous pouvez le changer en appuyant dessus. Ce titre est vert quand l’imprimante est connectée et rouge quand elle est hors-connexion.
Le bas de la cellule affiche l’adresse IP utilisée par l’imprimante ainsi que son modèle.

9.2.1 - Ajout d’une imprimante

Pour ajouter des imprimantes il n’y a rien à faire puisque celles-ci sont détectées automatiquement par Popina. Pour faire fonctionner une imprimante, il vous suffit de la brancher au courant électrique et à la relier par un câble réseau au même réseau que celui de votre iPad. Voici la liste des imprimantes compatibles avec Popina :

Epson
TM-M30
TM-T20 (I & II) (USB)
TM-T88 (V) (USB)
TM-T20 (I & II) (Ethernet)
TM-T70 (II) (Ethernet)
TM-T88 (V) (Ethernet)
TM-T90 (II) (Ethernet)
TM-P60 (I & II) (Ethernet)
TM-P80 (Ethernet)
TM-U220 (Ethernet)

Une fois que vous avez branché votre imprimante et vous l’apercevez sur l’écran vous pouvez appuyer sur Test afin de sortir une petite impression de test qui devrait être le logo Popina.

9.2.2 - Configurations d’une imprimante

Les imprimantes sur Popina n’ont que quelques paramètres afin de rester le plus simple à paramétrer que possible.

Afin de plus facilement s’y retrouver parmi vos différentes imprimantes vous avez la possibilité de les renommer. Pour se faire, sélectionnez le nom en vert qui se situe en haut a gauche de la carte de l’imprimante. A ce moment vous serez présenté avec le clavier Apple afin de le renommer.

Ensuite vous trouverez l’option Ticket de caisse. Cette option défini si l’imprimante en question sera utilisée pour l’impression du ticket, votre clôture, des avoir clients et d’autres documents de type générique.

Vous retrouverez des options supplémentaires en dessous du nom de l’imprimante.

Options imprimantes

Imprimante de secours : Déclarer une imprimante en tant qu’imprimante de secours veut dire que si une imprimante (ex : cuisine) n’est pas joignable par la caisse, les bons de préparation s’imprimeront sur l’imprimante déclaré en secours. Il est conseillé de déclarer votre imprimante facture en tant que imprimante de secours.

Afficheur client : Si vous avez un afficheur client branché sur votre imprimante, vous devez également l’activer sur votre imprimante pour que celui-ci soit fonctionnel.

Inverser le sens de l’impression : Selon l’orientation de votre imprimante il peut être pratique de retourner le sens de l’impression du ticket. Avec cette option d’activé le ticket s’imprimera en commençant par le bas.

9.2.3 - Suppression d’une imprimante

Pour supprimer une imprimante de Popina, il vous suffit de faire glisser avec votre doigt la cellule vers la gauche jusqu’à que la cellule passe en rouge, puis relâcher. Elle sera supprimée après confirmation.

Suppression d’une imprimante

9.3 - Lieux de préparation

Un lieu de préparation est un endroit où un préparateur reçoit la liste des produits ou plats à préparer. Le cas le plus courant est la cuisine, mais cela peut aussi concerner le bar qui prépare des cocktails ou encore l’écailler.
Pour chaque lieu de préparation dans votre établissement il faut en créer un sur Popina. Dans un second temps il faudra associer des produits à un ou plusieurs lieux de préparation.

9.3.1 - Création et configuration d’un lieu de préparation

En bas de la liste de vos lieux de préparation vous trouverez un bouton +, une fois que vous avez appuyé ici il vous sera demandé de saisir le nom de votre nouveau lieu de préparation.

Une fois le nom de votre lieu de préparation saisi vous pouvez l’attribuer à une imprimante. Pour se faire, restez appuyé sur le lieu de préparation que vous souhaitez placer. Ensuite faites le glisser sur l’imprimante de votre choix, puis relâchez. Dès à présent votre lieu de préparation est assigné à cette imprimante.

Vous pouvez renommer ce lieu tout moment en sélectionnant son nom dans la liste de droite.

9.3.2 - Fonction Recap

Cette fonction permet de synchroniser différents pôles de préparation, par exemple un pôle PIZZA et un pôle VIANDES. Si une pizza et une viande sont demandés sur deux pôles de préparation différent et commandé à partir de la même table, en gras vous trouverez ce que l’on doit préparer, en police d’écriture normal le récapitulatif de l’autre lieu préparation.

Pour activer la fonction récap sélectionnez votre lieu de préparation dans la colonne de droite, ce moment choisissez “Imprimer tout”. Une étoile s’affichera alors sur le lieu de préparation pour désigner que le paramètre est activé.

Ticket préparation avec recap 1 Ticket préparation avec recap 2

9.3.3 - Suppression d’un lieu de préparation

La suppression d’un lieu de préparation se fait avec la même mécanique que tous les autres. C’est à dire glisser le lieu de préparation vers la gauche jusqu’à avoir le logo de suppression qui apparaît en rouge. relâchez, vous aurez ensuite un pop-up de confirmation pour la suppression.

9.4 - Gestion des taxes

Toutes les taxes liées à la législation française sont définies par défaut dans Popina. En cas de besoin vous pouvez néanmoins très facilement créer, configurer ou supprimer une taxe.

La gestion des taxes se trouve dans Réglages dans votre barre latérale de navigation, puis dans l’onglet Taxes.

9.4.1 - Création et configuration d’une taxe

La création/modification des TVA ne peut être effectué alors que vous avez une caisse ouverte, vous devriez donc clôturer votre caisse avant de pouvoir effectuer ces manipulations.

En bas de la liste des taxes, sélectionnez le bouton +.

La nouvelle TVA aura pour nom “TVA” et un taux de 0%.

Vous pouvez modifier le nom de cette TVA en sélectionnant la case réservé au nom, ce moment le clavier Apple apparaîtra. Utilisez la même manipulation pour la modification du taux.

Dans le cas ou vous devez faire différenciation entre deux groupes avec la même TVA (ex : Bar et restaurant). Vous pouvez le faire en créant de multiple TVA avec le même taux mais des noms différentes. Chaque TVA sera différencier sur les X/Z et Back Office.

Vous pouvez voir un récap de quels taux de TVA attribuer quel type de produit dans la section [9.4.3 - Taux de TVA].

9.4.2 - Suppression d’une TVA

Faites glisser la ligne de Taxe vers la gauche jusqu’à avoir le logo de suppression qui apparat en rouge. A ce moment relâchez, vous aurez ensuite un pop-up de confirmation de sa suppression.

9.4.3 - Taux de TVA

Ceci est un guide général utilisant les informations du site service publique. L’équipe de Popina vous conseille de vous rapprocher de votre comptable pour de plus amples informations sur les TVA à appliquer dans votre établissement.


TVA sur place

Type d’article Taux de TVA
Alcool 20%
Boisson sans alcool 10%
Nourriture 10%
Pains pâtisseries (Boulangerie seulement) 10%
Confiseries 20%
Services 20%

TVA à emporter

Type d’article Taux de TVA
Alcool 20%
Boisson sans alcool (A destination de consommation direct, ex : un café chaud) 10%
Boisson sans alcool (Article qui peut être conservé, daté et scellé, ex : Une canette de coca Fermée) 5,5%
Nourriture (A destination de consommation direct, ex : une pizza chaude) 10%
Nourriture (Article qui peut être conservé, daté et scellé, ex : un paquet de gâteaux) 5,5%
Pains pâtisseries (Boulangerie seulement) 5,5%
Confiseries 20%
Services 20%

9.5 - Configuration des types de prix

Pour chaque produit, Popina propose la possibilité d’avoir plusieurs types de prix : Normal, Emporter, Happy Hour, Tarif de nuit , etc.
Pour les activer ou les désactiver, rendez-vous dans les réglages de Popina. Pour cela accédez au menu latéral de Popina en appuyant sur la partie noire à gauche et sélectionnez Réglages. Sur la colonne de gauche vous retrouvez la liste des groupes de réglages disponibles. Sélectionner Types de prix.

Vous pouvez ainsi changer le nom de ces types de prix, les activer/désactiver.

9.5.1 Happy Hours

Pour l’Happy Hour et le Prix Spécial il est possible de définir des plages jours / horaires. Pour ajouter une nouvelle plage horaire, il fCes prix spéciaux suive le même chemin que ci-dessus et cliquer sur Happy Hours dans la catégorie Prix par horaires, en suite il faudra appuyer sur Ajouter tranche horaire. Cela ajoutera une ligne, il faudra par la suite cliquer sur la période de début pour paramétrer le jour et heure de début puis faire de même pour la période de fin d’'activent automatiquement sur toutes les caisses du réseau.

re de fin pour le Prix Spécial et le Happy Hours. Ces prix spéciaux s’activent automatiquement sur toutes les caisses du réseau.

9.6 - Gestion de options partagées

Les options partagées sont très pratiques pour les options qui se retrouvent dans de nombreux produits de votre carte. Par exemple les cuissons des plats ou les garnitures des pizzas.

9.6.1 - Création et configuration des options partagées

Pour ajouter un groupe d’options partagées, sélectionnez le bouton + en bas à droite de l’écran. Saisissez le nom de votre groupe puis validez.

Pour la configuration du groupe vous avez deux paramètres disponible :

9.6.2 - Création et configuration d’une option partagée

La création d’une nouvelle option dans un groupe se fait en sélectionnant le + en bas de la liste. Vous saisissez ensuite le nom de l’option puis valider.

Pour la modification d’une option, sélectionner l’option concerné. A ce moment une fenêtre pop-up vous est présenté avec la possibilité de changer le nom, le prix et sa position.

Pour le nom et le prix vous aurez simplement à valider une fois terminé. Le changement de position vous propose également la possibilité de trier la liste complète par ordre alphabétique.

9.6.3 - Suppression d’une option partagée

La suppression d’une option partagée se fait en glissant l’option vers la gauche jusqu’à avoir le logo de suppression 🚫 qui apparat en rouge. A ce moment relâchez. Validez ensuite la confirmation de suppression.

9.7 - Configuration entrées/sorties caisse

Dans la fenêtre des réglages vous retrouverez l’onglet + Entrée/- Sortie caisse. Dans cet onglet vous pouvez ajouter ou supprimer des motifs d’entrées sorties caisse.

Pour en ajouter, utiliser le bouton + en bas à droite de l’écran.

Pour en supprimer glisser l’option concerné vers la gauche jusqu’à avoir le logo de suppression qui apparat en rouge. A ce moment relâchez. Validez ensuite la confirmation de suppression.

9.8 - Gestion des modes de paiements 💶

Popina vous permet d’utiliser un très grand nombre de mode de paiements. Par défaut l’application intègre les principaux moyens de règlements pour que vous puissiez prendre des commandes directement.

9.8.1 - Création et configuration d’un mode de paiement

Pour créer un mode de paiement, sélectionner le bouton + en bas de la liste. Un nouvel élément s’ajoute alors en bas de la liste des modes de paiement activités.

A l’intérieur de chaque mode de paiement vous avez plusieurs options que vous pouvez modifier :




9.8.2 - Suppression d’un mode de paiement

Pour supprimer un mode de paiement que vous avez créé, faites glissez sa cellule vers la gauche avec votre doigt et lâchez quand le fond de celui-ci devient rouge. Après confirmation celui-ci sera supprimée.

9.8.3 - Configuration iZettle

Dans le cas où vous utilisez iZettle comme solution d’encaissement carte bleu, vous avez la possibilité de le relier à votre application Popina et avoir vos impressions de ticket CB a travers l’application et l’imprimante ticket reliée en réseau ou bluetooth.

Pour la connexion de votre compte iZettle, rendez vous dans réglages, puis Modes de paiement. Ici quand vous activé le moyen de règlement iZettle vous avez un fenêtre Pop-up qui apparaît ou vous pouvez saisir vos coordonnées de compte iZettle.

Une fois connecté vos tickets de CB sortiront au moment de la sélection du moyen de règlement iZettle.

9.8.4 - Configuration Mews (Liaison Hôtel)

Dans le cas où vous utilisez Mews comme logiciel hôtelier, vous avez la possibilité la possibilité de le relier à votre application Popina. Cette intégration permet “d’envoyer” des ventes dans le logiciel Mews. DU côté Popina les ventes transférées seront comptabilisé dans le chiffre d’affaire du jour mais il n’y aura pas de règlement enregistré, seul une statistique transfert Mews apparaît et le calcul de TVA se fera à partir de Mews.

Pour la connexion de votre compte Mews, rendez vous dans réglages, puis Modes de paiement. Ici quand vous activé le moyen de règlement Mews vous avez un fenêtre Pop-up qui apparaît ou vous pouvez saisir un Client Token et un Access Token que vous pourrez trouvez dans le Back Office de Mews.

9.9 - Gestion des remises

Il y a deux manières d’effectuer une remise sur une commande. La première est de sélectionner une remise prédéfinie (ex: Remise étudiante -15%). La seconde est de saisir manuellement, à la volée, un montant ou un pourcentage à déduire. Cette partie concerne les remises prédéfinies. Par défaut deux remises sont présentes dans Popina: Offert Client et Offert Staff.

La gestion des remises se trouve dans les réglages de Popina. Pour cela accédez au menu latéral en appuyant sur la partie noire à gauche et sélectionnez Réglages. Sur la colonne de gauche vous retrouvez la liste des groupes de réglages disponibles. Sélectionner Remises.

9.9.1 - Création et configuration d’une remise

Il n’y a pas de limite au nombre de remises dans Popina. Pour en créer une, sélectionner le bouton + en bas de la liste. Un nouvel élément s’ajoute alors en bas de la liste.

A la sélection d’une remise dans la liste, une fenêtre s’ouvre et vous permet de modifier son nom et son montant/pourcentage. Appuyer sur le bouton Ok pour valider.

9.9.2 - Suppression d’une remise

Pour supprimer une remise, faites glissez sa cellule vers la gauche avec votre doigt et lâchez quand le fond de celle-ci devient rouge. Après confirmation celle-ci sera supprimée.

Suppression d'une remise

9.10 - Gestion des terminaux

Popina vous permet de travailler en même temps sur plusieurs terminaux grâce à un réseau Wi-Fi. Il vous faut au minimum un iPad central auquel vous connecterez des télécommandes (iPad, iPod Touch ou iPhone). Un iPad peut à la fois être central ou une télécommande. Un iPhone ou iPod Touch peuvent être uniquement une télécommande. L’iPad central doit en permanence être allumé avec l’application Popina ouverte ou les télécommandes se déconnecteront. Les télécommandes peuvent être mises en veilles sans souci. Certaines fonctions ne sont disponibles que sur la caisse centrale : démarrage d’une journée, clôture de caisse, création de votre carte, accès aux réglages, etc.

La gestion des terminaux se trouve dans les réglages de Popina. Pour cela accédez au menu latéral de Popina en appuyant sur la partie noire à gauche et sélectionnez Réglages. Sur la colonne de gauche vous retrouvez la liste des groupes de réglages disponibles. Sélectionner Flotte.

Gestion des terminaux

9.10.1 - Association d’un terminal à une caisse centrale

Munissez-vous du terminal que vous souhaitez comme télécommande. Aucune journée ne doit être démarrée sur le terminal, si c’est le cas vous devez la clôturer.
Assurez-vous également que la caisse centrale est allumée et que l’application Popina est ouverte. Les caisses centrales sont automatiquement détectées par les télécommandes. Appuyer sur le bouton Se connecter, la télécommande se synchronise alors avec la caisse centrale. Tout ce que vous ferez sur la télécommande se retrouvera sur la caisse centrale et vis-versa.
Si vous avez une journée en cours, un message s’affichera et vous ne pourrez pas effectuer la connexion à la caisse centrale.

9.10.2 - Dissocier une télécommande de la caisse centrale

Si vous souhaitez dissocier une télécommande de la caisse centrale, il faut d’abord s’assurer que la clôture a été faite. Ensuite, rendez-vous sur la page d’accueil de votre terminal iOS. Une fois ici nous devons désinstaller l’application Popina.

Pour se faire restez appuyé sur l’icône de l’application Popina jusqu’au moment où vous avez une croix qui apparaît en haut à gauche de l’application. Appuyez ensuite sur cette croix pour lancer la désinstallation de Popina. Une fenêtre pop-up vous demandera de confirmer la suppression.

Une fois l’application désinstaller vous pouvez le re-télécharger de l’App Store (Voir section 1.2 - Installation de l’application Popina). Maintenant que l’application est réinstallez elle est par défaut en caisse principale.

9.11 - Réglages divers

Popina est réglable très finement, cela permet donc à l’application de s’adapter au plus près à vos habitudes. Dans cette partie chaque paramètre peut avoir deux états : activé ou désactivé. L’état activé est symbolisé par un interrupteur vert, l’état désactivé par un interrupteur gris. Il suffit d’appuyer sur cet interrupteur pour changer l’état du réglage.

9.11.1 - Réglages généraux

9.11.2 - Réglages commandes

9.11.3 - Réglages envoi en cuisine

9.12 - Applications connectées

9.12.1 - PopFid by QOODOS

Afin de lier votre compte Qoodos avec votre application Popina, activez “Utilisation de Qoodos” dans la section applications connectées des réglages divers.

Une fois activé une fenêtre pop-up vous demandera vos identifiants. Une fois les identifiants renseignés vous aurez une fenêtre de confirmation de la connexion.

Pour plus d’informations sur les fonctionnalités de Qoodos vous pouvez vous rendre ici : https://www.qoodos.fr/

Une fois Qoodos activé sur votre compte et correctement paramétré dans le Back Office Qoodos, vous pouvez l’utiliser en vente.

Afin d’attribuer une vente à un client, sélectionnez la touche Qui ? en haut de votre ticket. Dans cette fenêtre sélectionnez de nouveau Qui ?. Vous aurez alors une liste de vos clients qui s’affiche. En bas gauche de ce panneau un bouton appareil photo est maintenant visible. Sélectionnez cette touche afin d’ouvrir la caméra frontale de votre iPad. Présentez le QR code de votre client (carte de fidélité avec QR code ou QR code sur application mobile Qoodos). Le nom du client va ensuite s’afficher sur la vente ainsi que le nombre de points cumulés sur son compte.

Au moment de vous rendre sur votre page de paiement, vous sera présenté la fenêtre des récompenses. Ici vous pouvez choisir la récompense souhaité du client (Remise en € ou article offert). Une fois la récompense sélectionnée, selon sa nature celui-ci se déduira automatiquement du ticket en cours et déduira également les points de son compte Qoodos.

9.12.2 - POPorder

Afin de connecter votre compte POPorder activer l’option POPorder, ce moment vous devez vous identifier avec votre adresse mail et mot de passe.

Une fois connectée vous n’avez plus rien à faire en terme de configuration.

Maintenant POPorder activé vous remarquerai que sur votre écran de commande vous aurez un nouvel onglet “Internet” dans cet onglet vous retrouverez vos commandes en attente de validation (côté droit) internet et vos commandes en cours également (côté gauche).

Pour valider une commande en attente de validation faites le glisses vers la droite.

Si vous devez annuler une commande internet au lieu de l’accepter faite le glisser vers la gauche.

Si le paiement à été réalisé sur internet par CB, automatiquement un paiement POPorder sera ajouté, autrement il faudra renseigner un paiement puis valider que le client (ou autre) est venu chercher la commande par le bouton : Client au bout de la ligne commande en cours.

Les commandes sur la salle internet en provenance de POPorder auront un logo spécial order sur l’onglet de commande.

Pour plus d’informations sur POPorder rendez-vous sur le site POPorder.

9.12.3 - Resto Flash

Pour se connecter votre compte Resto Flash vous devez le sélectionner dans applications connectées, puis vous sera demandé de renseigner votre numéro SIRET et le nom de votre commerce.

Une fois connecté, vous aurez la possibilité d’utiliser le moyen de règlement Resto Flash.

Une fois le moyen de règlement Resto Flash sélectionné vous aurez la caméra de l’iPad qui s’active afin de scanner le QR code du client.

9.12.4 - La Fourchette

Avec l’intégration de La Fourchette vos réservations remonteront automatiquement dans Popina au moment de leur validation sur votre compte La Fourchette.

Celles ci s’afficheront ensuite sur votre page de réservations, différencié par un logo La Fourchette. Vous pourrez alors lui attribuer une table pour que celle-ci s’affiche sur votre plan de salle le jour de la réservation.

Afin d’activer cette fonctionnalité, rendez vous dans votre Back Office et dans l’onglet Réglages vous retrouverez la clé API La Fourchette, copiez celle-ci à l’aide du bouton fourni.

Une fois copié rendez vous sur votre compte La Fourchette puis dans “configuration du logiciel”, ici sélectionné Popina parmi les logiciels de caisse proposé puis coller la clé API dans la case “clé partenaire”.
Terminez en appuyant sur “configurer”.

Il vous reste l’activation du côté de l’application Popina.
rendez vous dans Réglages > Réglages divers > Activez La Fourchette.

Il vous demandera ensuite de saisir vos identifiants La Fourchette.

9.12.5 - Uber Eats

Avec l’intégration Uber Eats vous avez la possibilité de recevoir directement sur votre caisse vos commandes Uber Eats.

Afin d’activer le service Uber Eats rendez vous dans Réglages > Réglages Divers > Cochez Uber Eats dans la section Applications connectées.
Au moment de l’activation, un pop-up vous demandera de renseigner vos UUID, Business location ID et votre Client ID. Une fois renseigné, appuyé sur connexion.

Une fois votre compte connecté et votre carte programmé sur Uber Eats vous êtes prêt à recevoir des commandes.

Lors de la réception d’un commande Uber sur votre tablette Uber eats validez la. Une fois validé celle ci apparaitra dans votre salle Internet de votre application Popina.

La commande Uber arrive sur Popina en étant déjà réglé et peut être validé comme étant récupéré.

En fin de journée vous retrouverez également votre chiffre Uber Eats sur Votre Z.

9.12.6 - Zenchef

Avec l’intégration de Zenchef vos réservations remonteront automatiquement dans Popina au moment de leur validation sur votre compte Zenchef.

Celles ci s’afficheront ensuite sur votre page de réservations, différencié par un logo Zenchef. Vous pourrez alors lui attribuer une table pour que celle-ci s’affiche sur votre plan de salle le jour de la réservation.

Afin d’activer cette fonctionnalité, rendez vous sur votre compte Zenchef puis appuyer sur ⚙️Réglages et dans Partenaire, ici copier la clé API Zenchef et le l’ID restaurant.

Ensuite du côté de l’application Popina. Rendez vous dans Réglages > Réglages divers > Activez Zenchef. Il faudra rentrer la clé API Zenchef et l’ID du restaurant. Il faudra finaliser l’opération en appuyant sur Connexion.

9.12.7 - PopCall

Si vous avez souscrit à l’option PopCall avec votre abonnement Popina vous aurez alors reçu le boitier PopCall.

Ce boitier permet d’identifier sur votre caisse les clients qui vous appels. Ceci facilitera la prise des réservations clients.

Activation PopCall

Afin d’activer PopCall rendez vous dans Réglages > Réglages Divers > Dans la section Applications connectées, cochez PopCall. Une fois activé il vous sera demandé de saisir vos identifiants PopCall.

Branchement boitier PopCall

1 - Connectez votre capteur à votre Box internet ou switch grâce au câble ethernet fourni (gris, épais). IMPORTANT : branchez le câble ethernet sur la sortie “1” du capteur.

2 - Branchez électriquement votre capteur grâce au transformateur électrique présent dans le colis (boite cartonnée blanche). La led sous l’inscription “POPCALL” clignotera en rouge avant de passer au vert sous 5 à 30 secondes.
Si ce n’est pas le cas n’hésitez pas à m’appeler.

3 - Repérez où est branché votre téléphone sur votre box. Débranchez ce câble pour le brancher sur la sortie 4 du Popcall.
Puis, utilisez le câble blanc et fin fourni dans votre colis pour connecter la sortie 3 du Popcall à votre box à l’emplacement où vous avez précédemment débranché votre téléphone.
Une fois ce troisième branchement réalisé, passez un appel au restaurant. si votre téléphone sonne et que la LED du capteur passe au bleu, le branchement est OK.

9.13 - Gestion du compte de l’établissement

Dans les réglages de l’application vous trouverez “Compte Popina”. Ici se trouve les différentes informations qui concernent votre compte Popina ou votre terminal.

9.13.1 - Changement de devise

A partir de cette écran vous pouvez modifier la devise qu’utilise l’application. Il vous suffit de sélectionner la ligne “Votre devise”. A ce moment un menu pop-up vous sera présenté avec les différentes devises du monde. Naviguez dans le menu jusqu’a trouver la devise souhaitée puis appuyez sur Valider.

9.13.2 - Actions de maintenance

Dans le section Maintenance vous retrouverez une fonction de test de connexion internet. N’hésitez pas vous en servir à l’installation de votre iPad.

Vous retrouverez également “Activer le mode maintenance” cette manipulation vous sera demander par un technicien du support si nous devons récupérer votre base de données ou autres actions de maintenance et diagnostic.

9.13.3 - Déconnexion de compte

Vous pouvez à partir de cette écran déconnecter votre compte Popina de l’application. Une fois fait vous ne pourrez pas vous servir de l’application en tant que caisse et vous devrez vous reconnecter pour vous en servir de nouveau.

9.13.4 - Informations supplémentaires

Vous pouvez retrouver d’autres renseignements sur cette écran :

9.14 - Liaison TPE (Modèle Ingenico MOVE 5000)

Pour l’installation de votre TPE Ingenico Move 5000 rendez-vous dans le chapitre TPE de votre manuel d’installation.

Une fois votre TPE installé et qu’il apparait dans l’onglet TPE de vos réglages vous pouvez désormais le sélectionner pour utilisation avec cette caisse. Pour se faire cochez “TPE de cet iPad” en haut à droite du TPE souhaité.

De la même manière que les imprimantes, différents TPE peuvent être associés à chacun de vos iPads.

Une fois votre TPE connecté et sélectionné, n’oubliez pas d’activer la communication TPE sur les moyens de règlement concernés (CB, CB Ticket restaurant, AMEX, etc…). Voir chapitre 9.8.1 - Gestion des modes de paiements

10 - Programmation carte

Dans ce prochain chapitre vous allez trouver comment configurer vos catégories, sous-catégories, catalogue produits et fonctions spéciales.

10.1 - Catégories

Les catégories sont le premier gros tri de vos articles. Vos catégories en vente se situent tout à fait à gauche de l’écran. Pour accéder à la programmation de ces catégories, agrandissez votre barre de navigation sur le côté gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite Produits.

10.1.1 - Modification quantité de catégories

Vous avez la possibilité d’augmenter ou diminuer le nombre de catégories affiché sur votre écran. Pour se faire sélectionnez la roue cranté ⚙️ en bas de la colonne des catégories, puis appuyez sur “Changer le nombre de lignes”. Vous pouvez ensuite choisir un nombre de catégories entre 4 et 16.

ATTENTION : Vous ne pouvez pas sélectionner un nombre de catégories inférieur à votre nombre de catégories créé (Ex : si vous avez actuellement 7 catégories de créé, vous ne pouvez pas changer le nombre de lignes à 6 ou inférieur).

10.1.2 - Création et configuration d’une catégorie de produit

Afin de créer une nouvelle catégorie sélectionnez un emplacement vide dans la colonne des catégories. Un emplacement vide est affiché avec cinq petits points “…”. Si vous n’avez plus d’emplacements disponible référez vous à la section précédente 10.1.1 - Modification quantité de catégories.

Une fois votre emplacement sélectionné, vous pouvez renseigner le nom dans la première case de la fenêtre de modification.

Ensuite vous avez la possibilité de choisir le nombre de sous-catégories qui s’afficheront. Tout comme pour les catégories vous pouvez choisir entre 4 et 16 emplacements.

ATTENTION : Vous ne pouvez pas sélectionner un nombre de sous-catégories inférieur à votre nombre de sous-catégories créées (Ex : si vous avez actuellement 7 sous-catégories de créées, vous ne pouvez pas changer le nombre de lignes à 6 ou inférieur).

Ensuite se trouve la sélection de couleur de cette catégorie. Cette couleur sera utilisée pour la touche de la catégorie, ces sous-catégories, les articles et également l’affichage de cette catégorie dans les statistiques.

Dernièrement vous pouvez choisir parmi un grand nombre d’images une image qui représente le mieux votre catégorie.

10.1.3 - Suppression d’une catégorie

Pour supprimer un groupe il suffit de sélectionner la catégorie concernée puis appuyer sur le logo de suppression qui se situe à droite du nom de la catégorie.

10.2 - Sous-catégories

Les sous-catégories sont le deuxième tri de vos articles. Vos sous-catégories en vente se situent dans la deuxième colonne en partant de la gauche. Pour accéder à la programmation de ces sous-catégories, agrandissez votre barre de navigation sur le côté gauche de votre écran. Sélectionnez ensuite Produits.

10.2.1 - Modification quantité de sous-catégories

Vous avez la possibilité d’augmenter ou diminuer le nombre de sous-catégories affiché dans une catégorie. Pour se faire sélectionnez la catégorie dans laquelle vous souhaitez modifier la quantité de sous-catégories, puis appuyez sur “Changer le nombre de lignes”. Vous pouvez ensuite choisir un nombre de catégories entre 4 et 16.

ATTENTION : Vous ne pouvez pas sélectionner un nombre de sous-catégories inférieur à votre nombre de sous-catégories créé (Ex : si vous avez actuellement 7 catégories de créé, vous ne pouvez pas changer le nombre de lignes à 6 ou inférieur).

10.2.2 - Création et configuration d’une sous-catégorie de produit

Afin de créer une nouvelle sous-catégorie sélectionnez un emplacement vide dans la colonne des sous-catégories. Un emplacement vide est affiché avec cinq petits points “…”. Si vous n’avez plus d’emplacements disponible référez vous à la section précédente 10.1.3 - Modification quantité de sous-catégories.

Une fois votre emplacement sélectionné, vous pouvez renseigner le nom dans la première case de la fenêtre de modification.

Dans cette même fenêtre de programmation de sous-catégorie vous retrouverez plusieurs options :



10.2.3 - Suppression d’une sous-catégorie

Pour supprimer un groupe il suffit de sélectionner la sous-catégorie concernée puis Supprimer.

10.3 - Produits

10.3.1 - Création d’un produit

La création d’un nouveau produit se fait de manière très simple. Accédez à la sous-catégorie de votre choix. Une fois sélectionnée vous verrez les emplacements disponibles qui se différencient des autres par cinq petits points “…”.

Si vous n’avez plus de cases disponibles rendez vous à la section 10.2.2 - Création et configuration d’une sous-catégorie de produit pour voir comment en ajouter.

Une fois votre emplacement sélectionné, automatiquement un clavier s’ouvrira afin de saisir le nom de l’article.

10.3.2 - Configuration d’un produit

La configuration de produits se fait en sélectionnant l’article. Ensuite vous avez le volet de configuration qui s’ouvre. Voici les différents onglets avec les sections trouvées à l’intérieur :

Imgur Imgur Imgur
- Taille de police - Gestion de stock - Modification des prix
- Lieux de préparation x - Prix libre
- Préparation direct x - Prix au poids
- Ordre d’envoi en cuisine x x
- Options partagées x x
- Options spéciales x x

Prix négatif

Dans la programmation de vos prix vous avez la possibilité de renseigner un prix en négatif.

Cette option fonctionne très bien pour des articles de type remboursement EcoCup.

Cette fonction ne doit pas être utilisé dans le but de remplacer une réduction car celui-ci n’a pas les mêmes effets sur la TVA.


Associer un produit à un lieu de préparation

L’association d’un produit à un lieu de préparation pour vous prévenir les personnes en charge de la préparation de la commande qui est passé.

Pour associer un lieu de préparation sélectionnez votre article, vérifiez que vous soyez sur le premier onglet de configuration. Ici vous pouvez sélectionner votre lieux de préparation dans la section "Lieu(x) de préparation"


Activer Direct Prépa

L’activation de Direct Prépa forcera l’article en question à sortir qu’en direct. L’article ne pourra pas manuellement être déplacé dans un autre niveau de suite.


Définir un ordre d’envoi en préparation d’un produit

Si vous utiliser les niveaux de suites automatique (voir section **9.11.2 - Réglages comman) afin d’activer ou désactiver les suites manuelles), il vous faudra définir l’ordre d’envoi en cuisine sur chaque article.

Pour se faire sélectionnez votre article et vérifiez que vous soyez sur le premier onglet de configuration. Ensuite vous trouverez les 5 niveaux disponible dans la section “Ordre d’envoi en cuisine”.


Options partagées d’un produit

Les options partagées d’un produit sont les listes d’options préalablement créé dans Réglages > Options (voir section 9.6 - Gestion des Options partagées). Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs listes à lier à votre article.

La sélection de la ou les listes souhaité se fait dans le premier onglet de configuration de l’article en question. Ici vous trouverez la section “Options partagées”.


Options spéciales d’un produit

Les options spéciales sont une ou plusieurs listes d’options propre l’article. Tout comme dans la configuration des options partagées il est possible de définir si la liste est obligatoire ou non et s’il est possible de sélectionner plusieurs options dans la liste.

Afin de créer une liste d’options spéciales, sélectionner le titre de liste en dessous de “options spéciales” afin de lui donner un nom. Puis vous pouvez utiliser la touche + Ajouter option afin d’ajouter des options dans la liste. Une fois Ajouter option sélectionné tapez le nom de votre option. Si elle existe déjà elle vous sera proposée sinon vous pouvez sélectionner la touche Créer + nom d’option saisi. Une fois sélectionné vous aurez la possibilité d’ajouter un prix supplément pour cette option.

Une fois une première liste créée vous aurez à ce moment la possibilité d’en créer une deuxième.


Gestion du stock d’un produit

La gestion de stock d’un produit s’effectue dans le deuxième onglet de configuration. Activez tout d’abord la gestion du stock. Une fois activé vous pouvez régler vos seuils d’alerte serveur et de réapprovisionnement. Afin d’ajouter du stock vous pouvez sélectionner la touche + Livraison, une quantité vous sera alors demandé. Vous avez également la possibilité de déclarer une perte de stock, pour se faire sélectionner la touche - Perte, à ce moment là vous pouvez sélectionner un motif parmi “Cassé”,“Perdu” ou “Volé” en haut droite du pop-up qui s’affiche ou saisir votre propre motif. après avoir sélectionné le motif vous pouvez saisir la quantité.

En dessous de ces quatre option vous trouverez également un historique des mouvements de stocks avec les quantités, motifs et employé qui a effectué la manipulation. Il est possible en cas d’erreur de supprimer une ligne ce qui rajoutera ou enlèvera la même quantité de votre stock. Cet historique se supprime automatiquement au bout de 7 jours.


Réglages de prix de vente d’un produit

Les prix de ventes de vos article peuvent être programmé dans le troisième onglet de configuration. Ici vous avez la possibilité de paramétrer pour chaque article 6 prix différents et chacun avec une TVA différentes également. Pour modifier un prix sélectionnez le type de prix que vous souhaitez modifier (ex : Happy Hour), sélection en haut de ce pop-up la TVA concerné pour cet article, puis saisissez le prix de l’article. Terminez l’opération en appuyant sur OK en bas à droite.

En bas du troisième onglet de configuration vous retrouverez deux options :
- Prix libre : Une alerte vous rappellera d’indiquer le prix avant le paiement.
- Prix au poids (Kg) : Une alerte vous indiquera de saisir le poids du produit à sa sélection. Une fois cette option activé les 6 autres types de prix seront remplacé par “Prix au poids (Kg)”, c’est ici que vous renseigné le prix du kilogramme.


10.3.3 - Duplication d’un produit

Afin d’éviter la saisie répétitive des mêmes données dans beaucoup d’articles similaire il est possible de dupliquer un article déjà paramétré. Vous aurez plus qu’à changer le nom de l’article et le prix.

Pour effectuer la duplication sélectionner l’article terminé et sélectionner la touche dupliquer qui se situe en bas à droite et représenté par deux feuilles superposées.

Duplication article

10.3.4 - Suppression de produit

Afin de supprimer un produit sélectionner le produit souhaité et appuyer sur la touche de suppression 🚫 en bas à droite de l’écran.

Supp article

Vous pouvez également rester appuyé sur l’article puis le faire glisser vers la case Archiver sur la droite.

Un menu est une accumulation d’articles déjà existant dans votre caisse afin de former un menu avec son propre prix.

Les articles **“Menu”**menu doivent également avoir un prix individuel de programmé afin que la caisse puisse calculer le taux de chaque article qui est dans un menu.

N.B. Toutes articles dans un doivent être préalablement créé dans leurs catégories respective. Si vous ne voulez pas que l’article “Menu” (Ex : Nuggets enfant) n’apparaissent pas à la carte vous pouvez créer votre article en utilisant la touche Créer “Catégorie” En le créant de cette façon elle ne s’affichera pas en vente mais sera utilisable pour un menu.

10.4.1 - Création d’un menu

Afin de créer un Menu sélectionnez votre barre de navigation puis rendez-vous dans Produits. Une fois ici sélectionnez la catégorie Menus

Ici vous trouverez qu’à la place de sous-catégories dans la deuxième colonne nous avons directement nos différents menus. Vous pouvez modifier le nombre de menus de la même façon que le changement de nombre de sous-catégories. (Voir section 10.1.2 - Création et configuration d’une catégorie de produit)

Une fois que vous avez un emplacement de disponible représenté par cinq petits points *"…" sélectionnez là.

Il vous sera alors présenté un pop-up de paramétrage du menu. Vous pouvez commencer par renseigner le nom de votre menu, puis le prix.
Vous avez deux options supplémentaires :

Vous trouverez également une touche supprimer en bas à gauche de ce même pop-up.

Une fois terminé, votre menu est créé et il ne vous reste plus qu’à le configurer.

10.4.2 - Configuration d’un menu

Dans le menu vous allez créer différentes étapes que vous pouvez renommer (ex : Entrées, Plats, Desserts). Une fois votre étape nommée il y a deux paramètres à vérifier sur chacune, vous pouvez les retrouver en sélectionnant l’engrenage ⚙️ à côté du nom de l’étape.

Vous retrouverez également deux touches supplémentaires en bas de ce pop-up :

Une fois vos différentes étapes programmées vous pouvez commencer à les remplir avec des articles.

Pour se faire vous pouvez sélectionner une catégorie en haut à droite ou rechercher l’article en question. Une fois l’article trouvé restez appuyé dessus puis glisser le vers l’étape souhaitée.

Création étapes menu Déplacement d'article
menu programmé Menu terminé

10.5 - Sélection de produits

Les sélections de produits sont comme une catégorie dans laquelle nous avons la possibilité de regrouper des articles provenant de plusieurs catégories et sous-catégories d’origine. Ces sélections vous permettent donc de gagner du temps vente.

Exemple : Vous pouvez avoir une sélection de produits appelé “Matin”, dans cette sélection vous avez regrouper vos différents cafés, journaux et viennoiseries, qui sont vos articles les plus vendus entre 7h et 10h30.

10.5.1 - Changement de nombre de sélections de produits

Vous avez la possibilité d’augmenter ou de diminuer le nombre de sélections affichées. Pour se faire sélectionnez la catégorie “Sélections”, puis appuyez sur “Changer le nombre de lignes”. Vous pouvez ensuite choisir un nombre de catégories entre 4 et 16.

ATTENTION : Vous ne pouvez pas sélectionner un nombre de sélections inférieur à votre nombre de sélections créées (Ex : si vous avez actuellement 7 sélections de créées, vous ne pouvez pas changer le nombre de lignes à 6 ou inférieur).

10.5.2 - Création et configuration d’une sélection de produits

Une sélection de produits peut être créée en accédant à votre barre de navigation latérale puis vous sélectionnez Produits. Une fois dans votre écran de programmation de produits vous pouvez sélectionner la catégorie Sélections qui est la dernière dans la liste.

Sélectionnez ensuite la prochaine sélection disponible qui est représenté par cinq petits points “…” dans la deuxième colonne. Une fois sélectionné il vous sera demandé de renseigner le nom de cette sélection. Vous pouvez également changer le nombre de colonnes et de lignes disponible l’intérieur de la sélection.

Maintenant que votre sélection de produits est créée vous pouvez ajouter n’importe quel article qui est déjà créé dans la caisse. Sélectionnez la catégorie en haut à droite ou faites une recherche par nom.

Pour placer un article, rester appuyé dessus dans le panneau de droite puis vous le faites glisser jusqu’à l’emplacement souhaité.

10.6 - Salles

Dans votre caisse par défaut il existe 4 “salles” plus une salle comptoir, à emporter et internet. Il ne sera pas possible de créer de salle en plus de ces sept salles créé par défaut. Néanmoins vous pouvez les activer ou désactiver et changer leurs noms ainsi que modifier tout un tas d’options par salle.

Pour accéder à la configuration de vos plans de salles, sélectionnez votre barre de navigation latérale puis l’onglet “Salles”.

10.6.1 - Activation et changement de nom de salle

Une fois dans la configuration de vos salles, dès que vous sélectionnez une salle parmi le sept en haut de l’écran, vous aurez une fenêtre de configuration qui apparat. out en haut de cette fenêtre vous trouverez “Salle activée ?” accompagné par un interrupteur. Si l’interrupteur est en vert la salle est activée et sera disponible en vente. Si l’interrupteur est en gris, votre salle est désactivée.

Vous pouvez également changer le nom d’une de vos salles en sélectionnant la case avec son nom actuel, par exemple “Salle 2”. Vous aurez alors accès au clavier dans lequel vous pouvez saisir le nom de votre choix.

10.6.2 - Type de prix d’une salle

Dans le cas où votre établissement utilise des prix différents selon où s’est installé le client, par exemple : Prix bar, Prix salle et Prix terrasse, il est possible de paramétrer un type de prix pour la salle en question. Par défaut toutes les salles sont en prix normal sauf la salle “A emporter” qui a le prix emporter de sélectionné.

10.6.3 - Options de salle

Plusieurs options sont disponible pour chaque salle :

10.6.4 - Mode d’affichage d’une salle

Avec l’option de mode d’affichage vous avez la possibilité de basculer d’un plan de salle conventionnel avec des table représenté par des icônes, à un mode de saisie en liste. Avec le fonctionnement en mode liste vous aurez un bouton sur votre salle avec d’écrit Nouvelle commande “nom de la salle”. Toutes commandes ouvertes dans cette salle s’afficheront ensuite dans une liste sur le côté gauche de l’écran.

Plan de salle Tables Plan de salle Liste
plan de salle table plan de salle liste

10.6.5 - Modification de plan de salle

Pour pouvoir modifier votre plan de salle, sélectionner l’onglet de celle que vous souhaitez modifier. Si tous les paramètres du pop-up sont bons à ce moment appuyer ailleurs sur le plan de salle, ce qui fermera le pop-up.

10.6.6 - Suppression de plan de salle

Afin de pouvoir supprimer une salle vous devez tout d’abord activer le mode maintenance (- voir section 9.13.2 - Suppression de plan des2

Une fois ce mode activé vous pouvez vous rendre de nouveau dans l’onglet salle.

Après avoir sélectionné la salle que vous souhaitez supprimer, appuyez sur l’intitulé Salle activée ?, vous aurez alors un pop-up contenant le choix de supprimer cette salle.

11 - Ecran fiscal

A l’introduction de la NF 525 nous avons vu l’arrivé des archives fiscales. Ces données permettent de tracer toute activité sur la caisse enregistreuse. En cas de contrôle, il peut vous être demandé de fournir vos données fiscales. C’est pour ça que nous avons créé un accès direct dans l’application à ces informations.

Ecran Fiscal

Toutes les données liées à l’encaissement sont signées électroniquement afin d’assurer l’intégrité des données.
Les sauvegardes de vos fichiers ont lieu automatiquement dès qu’internet est présent.

11.1 - Archives fiscales

Une archive fiscale de votre caisse contient l’intégralité des fichiers que vous trouvez sur votre écran dans un seul fichier .zip.

Une archive fiscale est créée à chaque fois que vous effectuez un Z de caisse (ou qu’un Z automatique est effectué) et contient toutes les données depuis la dernière fois qu’une archive a été créée.

Vos archives fiscales sont stockées directement sur votre iPad et synchronisées avec votre Back Office du moment que votre iPad est connecté à internet. (Voir section 3.2 - Sauvegarde).

11.1.1 - Vérification des Archives Fiscales

A partir de l’application vous avez la possibilité de vérifier l’intégrité de ces données grâce à la fonction vérifier**. Cette touche se trouve sur la première des lignes Archives fiscales. La fonction Vérifier effectue des vérifications pré-programmé dans l’application. Une fois terminé un message s’affichera pour vous confirmer ou non si la vérification s’est terminé avec succès ou non.

11.1.2 - Récupération des archives fiscales

Pour toute récupération d’archives fiscales il est impératif d’avoir une connexion internet ainsi qu’un ordinateur.

La récupérations des Archives fiscales se fait en plusieurs étapes :

Téléchargement des Archives fiscales

Dans le cas où vous désinstallez votre application Popina ou que vous changez d’iPad, vous n’aurez plus l’intégralité de vos archives stockées dans la mémoire. C’est pour cette raison qu’avant de pouvoir récupérer toutes nos archives on effectue un téléchargement des données de votre Back Office dans la mémoire de votre iPad.

Pour effectuer le téléchargement des archives rendez vous sur votre écran fiscal et cliquez sur télécharger qui se situe sur la dernière ligne. Une barre de progression s’affichera par la suite avec à la fin un message de confirmation du téléchargement.

Exportation des Archives fiscales

Une fois vos archives téléchargées sur votre appareil vous pouvez les exporter. La touche Export se trouve sur votre écran fiscal à la troisième ligne avant la fin “Archives fiscales Exporter”.

A l’appui de cette touche un pop-up avec le texte suivant apparaît :

        Accès archives fiscales
     Munissez-vous d'un ordinateur
    puis connectez-le au même réseau
Wi-Fi que cet iPad. Ouvrez un navigateur
    internet et saisissez l'adresse
   suivante dans la barre d'adresse :
       http://XXX.XXX.X.X:8080/

Une fois que vous avez suivi ces instructions vous arrivez sur cette page sur votre PC.

Fenêtre Chrome avec archives fiscales

Il y a un fichier.zip pour chaque Z qui a été effectué sur la caisse et aussi une ligne d’archive pour les mois.

Afin de trouver la bonne archive que vous souhaitez télécharger voici comment identifier les lignes.

ArchiveFiscale_20180928121407_J0001_123456789_FD5F9420-9BEA-4CCF-99D6-FE59031D59AC.zip

La série de chiffres que vous trouvez après “ArchiveFiscale” est la date et heure de création de cette archive.

Ex :

20180928121407
Année Mois Jour Heure Minutes Secondes
2018 / 09 / 28 - 12 : 14 : 07

Après la date vous avez le numéro du Z effectué sur cet appareil.

Une fois que vous avez repéré le fichier dont vous avez besoin, cliquez dessus pour le télécharger. Après le téléchargement vous pouvez le dézipper et à l’intérieur il y aura toutes les archives correspondant à cette date.

N.B. Les données après le numéro du Z sont votre n° et l’identifiant de votre iPad.

Si une exportation est effectuée en cours de journée les données de la période en cours sont également exportées.

11.2 - Données fiscales

Dans la section Données fiscales vous trouverez la touche Consulter. C’est ici que l’on peut consulter les différents archives directement sur l’iPad.

Les archives consultable sont :

11.2.1 - Vérifier l’intégrité des données fiscales

A partir de l’application vous avez la possibilité de vérifier l’intégrité de ces données grâce à la fonction Vérifier. Cette touche se trouve sur la deuxième ligne Données fiscales. La fonction Vérifier effectue des vérifications pré-programmé dans l’application. Une fois terminé un message s’affichera pour vous confirmer ou non si la vérification s’est terminé avec succès ou non.

11.3 - Journal des Événements Techniques (JET)

Le journal des événements techniques est un fichier au format .CSV qui peut être ouvert par tout logiciel tableur de type Excel ou Numbers.

Ce fichier contient les données de chaque manipulation effectué sur un ticket client ainsi que les clôtures, démarrage de l’application, entrées / sorties caisses et bien d’autres.

Pour pouvoir consulter directement les archives dans l’application rendez-vous dans la barre de navigation latérale et sélectionnez réglages ⚙️. Appuyer ensuite le dernier onglet Fiscal.

11.3.1 - Consultation du JET

Pour pouvoir consulter directement dans l’application rendez-vous dans la barre de navigation latérale et sélectionnez réglages ⚙️. Appuyer ensuite le dernier onglet Fiscal.
Une fois dans l’onglet Fiscal sélectionner la touche Consulter qui se trouve sur la ligne Données fiscales.

Cette touche Consulter vous proposera ensuite les différentes archives que vous pouvez consulter. A ce moment l appuyer sur JET.

11.3.2 - Vérifier l’intégrité du JET

A partir de l’application vous avez la possibilité de vérifier l’intégrité de ces données grâce à la fonction Vérifier. Cette touche se trouve sur la ligne Journal Evt Techniques. La fonction Vérifier effectue des vérifications pré-programmé dans l’application. Une fois terminé un message s’affichera pour vous confirmer ou non si la vérification s’est terminé avec succès ou non.

11.3.3 - Export du JET

Vous pouvez également exporter le JET pour consultation sur un PC par exemple.

Pour se faire rendez-vous dans l’écran Fiscal. Ici à la ligne JET vous retrouverez la touche Exporter. Cette touche vous met le fichier disposition sur votre réseau local. En suivant les instructions écrit sur le pop-up partir d’un PC vous arrivez sur une page web avec un lien de téléchargement pour votre JET.

Une fois téléchargé vous pouvez l’ouvrir avec n’importe quel logiciel de tableur (Excel, , Numbers, , OpenOffice ou autre).

Dernièrement, une fois téléchargé appuyer sur Export terminé au niveau de pop-up sur l’écran de votre iPad.

11.3.4 - Activation de JET avancé

Par défaut l’option de JET détaillé n’est pas activé. Dans le cas où celui-ci est nécessaire pour un dépannage ou suivi plus détaillé des manipulations effectué sur la caisse. Il vous sera demandé de l’activer dans les paramètres de votre iPad.

Réglages > Popina (colonne de droite) > cochez "Activer le JET avancé"

11.4 - Grands totaux

Les archives Grands totaux sont des fichiers qui contiennent un cumul ticket par ticket et jour par jour.

11.4.1 - Consultation des Grands Totaux

Pour pouvoir consulter directement dans l’application rendez-vous dans la barre de navigation latérale et sélectionnez réglages ⚙️. Appuyer ensuite le dernier onglet Fiscal.
Une fois dans l’onglet Fiscal sélectionner la touche Consulter qui se trouve sur la ligne Données fiscales.

Cette touche vous proposera ensuite les différentes archives que vous pouvez consulter. A ce moment la appuyer sur le Grand total de votre choix (Ticket, Journalier, Mensuel).

11.4.2 - Vérifier l’intégrité du Grand Total

A partir de l’application vous avez la possibilité de vérifier l’intégrité de ces données grâce à la fonction Vérifier. Cette touche se trouve sur la ligne Grand Total. La fonction Vérifier effectue des vérifications pré-programmé dans l’application. Une fois terminé un message s’affichera pour vous confirmer ou non si la vérification s’est terminé avec succès ou non.

11.5 - Format des données

Dans ce chapitre se trouve plusieurs tableaux contenants les codes et noms de colonnes utilisés dans les différentes archives.

11.5.1 - Format des données JET

Colonnes

Numéro de colonne Description.
1 Identifiant unique
2 Signature
3 Code événement
4 Descriptif
5 Horodatage
6 Code opérateur
7 Terminal
8 Signature précédente
9 Code interne
10 Informations
11 Type de données
12 Nom du terminal

Codes internes

Code Description
1001 Début de session prix spécial
1002 Fin session prix spécial
1003 Ouverture de la caisse du jour
1004 Ouverture tiroir caisse
1005 Edition justificatif de paiement
1006 Edition avoir
1007 Edition note
1008 Edition ticket
1009 Edition duplicata
1010 Envoi en cuisine
1011 Changement commande en cuisine
1012 Edition stocks
1013 Edition X de caisse
1014 Edition Z de caisse
1015 Edition aperçu ticket
1016 Création commande
1017 Clôture commande
1018 Ajout d’un produit à la commande
1019 Modification produit commandé
1020 Modifications nombre de couverts
1021 Changement de table
1022 Changement de serveur
1023 Mettre commande en compte client
1024 Nouveau mouvement lié à l’encaissement
1025 Annulation d’un mouvement lié à l’encaissement
1026 Plantage du logiciel
1027 Changement d’une taxe
1028 Changement d’un type de prix
1029 Changement des informations de l’établissement
1030 Changement d’un article
1031 Changement d’un menu
1032 Sauvegarde d’archive fiscale
1033 Restauration archive fiscale
1034 Annulation d’une commande
1035 Annulation d’une ligne d’une commande
1036 Remises paramétrées à l’avance, en pourcentage ou montant

11.5.2 - Format de données Note Ticket

Numéro de colonne Description
1 Note ID
2 Type
3 Statut : 0 = Papier 1 = Dématérialisée
4 Numéro de commande
5 Nom de salle
6 Nom de table
7 Version du logiciel
8 Nombre d’impression
9 Société
10 Adresse
11 Code postal
12 Ville
13 Pays
14 SIRET
15 Code NAF
16 N° TVA
17 Code vendeur
18 Nom Vendeur
19 Code opérateur
20 Nom Opérateur
21 Code caisse
22 Nombre de client
23 Horodatage GDH
24 Type d’opération
25 Type de document
26 Nombre de lignes ticket
27 Signature
28 Signature précédente
29 Première signature électronique O/N
30 Index produit
31 Produit imprimé
32 Code Produit
33 Origine données (In,Ex)
34 Descriptif produit
35 Quantité
36 Code de TVA
37 Taux de TVA
38 Montant TVA
39 Code Tarif
40 Prix Tarif
41 Prix Unitaire H.T.
42 Prix Unitaire TTC
43 Code remise
44 Taux remise %
45 Montant remise
46 Montant HT
47 Montant total TTL
48 Montant total TVA
49 Montant total remise
50 Type de règlement
51 Libellé Mode de règlement
52 Code Devise
53 Libellé Devise
54 Montant devise
55 Numéro compte client

11.5.3 - Format des données Duplicata Justificatif

Numéro de colonne Description
1 ID Duplicata / Justificatif
2 ID Ticket Original
3 Version du logiciel
4 Nombre impression
5 Code Opérateur
6 Code caisse
7 Horodatage GDH
8 Type de document original
9 Signature
10 Signature précédente
11 Première Signature électronique O/N

11.5.4 - Format des données Grand Total

Numéro de colonne Description
1 Grand Total ID
2 Row type
3 Signature
4 Previous signature
5 GDH
6 Is first signature
7 Till ID
8 TVA%
9 Total HT
10 Total Tax
11 Total Abs
12 HT Grand total
13 TVA Grand total
14 TTC Grand total
15 Abs Grand total
16 GT ticket
17 Grand total perpétuel
18 GT total perpétuel absolu

11.6 - Certificat NF 525

Visualisation

A partir de votre écran fiscal vous pouvez faire afficher le certificat NF Logiciel Gestion de l’Encaissement (NF 525) Pour votre version de l’application Popina.

Pour afficher celui-ci rendez-vous sur l’écran Fiscal et appuyer sur le logo NF en haut de l’écran. Le certificat s’affichera ensuite à l’écran.

Partage

En sélectionnant le logo NF 525 sur votre écran fiscal vous pouvez sélectionner l’option Partager.

Une fois avoir sélectionné Partager la fenêtre de partage iOS s’affichera à l’écran. Sur cette fenêtre vous pouvez choisir par quel moyen vous souhaitez le partager.

12 - Accessoires

12.1 - Lecteur de code barres

Le lecteur de codes barres compatible avec Popina est le Socket Mobile 7Ci (Bluetooth).

Ce lecteur vous permet de scanner des articles et des codes barres d’articles en vente.

12.1.1 - Appairage du lecteur

Afin de pouvoir utiliser le lecteur avec l’application il doit tout d’abord être appairé avec votre iPad.

Avant de pouvoir configurer notre lecteur vous devez télécharger une application utilitaire qui permettra de bien paramétrer le lecteur.

Une fois l’application ScannerSettings télécharger nous pouvons procéder au paramétrage.

12.1.2 - Utilisation du lecteur de codes barres

Le lecteur de codes barres peut être utilisé de deux façons différents avec la caisse Popina :

Lecteur de tickets restaurants - Aucun paramétrage supplémentaire n’est nécessaire pour pour pouvoir utiliser cette fonction. Il suffit de saisir votre commande comme vous avez l’habitude de faire, puis au lieu de saisir à l’écran un moyen de règlement vous scannez directement le ticket restaurant du client.

Il est impossible de scanner plusieurs fois le même ticket restaurant et si cela arrive un message d’erreur apparaîtra.

Lecteur de code barres articles - Le lecteur de codes barres peut également être utilisé pour saisir vos articles dans une commande.

Pour se faire il faut d’abord lier le code barre du produit à l’article programmé dans la caisse.

Rendez-f vous dans produits et sélectionnez l’article que vous souhaitez lier à un code barre. Avec le lecteur scannez votre article. Votre article a maintenant ce code barre lié dessus.

Les articles avec un code barre de paramétré auront un code barre en bas à gauche de la case, celle-ci s’affichera seulement quand vous êtes dans la programmation produits.

Une fois un code barre enregistré sur votre article, cette donnée sera également sauvegardé sur le Back Office. Vous n’aurez donc pas besoin de re-paramétrer les codes barres de chaque articles après une réinstallation de l’application.